Ablauf der Umstellung

Im Rahmen der Umstellung auf unser neues E-Mail- und Kalendersystem wird das MIZ insgesamt rund 3800 E-Mail-Postfächer (2600 persönliche Postfächer und 1200 Funktionspostfächer) mit einem Volumen von 30TB umstellen. Die Postfächer werden anhand der Organisationszugehörigkeit ihrer Besitzer*innen in 16 Gruppen zusammengefasst - so werden Personen, die eng zusammenarbeiten gemeinsam umgestellt. Um die Arbeitsabläufe so wenig wie möglich zu stören, erfolgt die Umstellung der Postfächer stets über die Wochenenden. Dabei werden sämtliche E-Mails, Ordnerstrukturen, Kalender und Termine durch das MIZ überführt. Eine Übersicht der Gruppen und Umstellungstermine finden sie unter Gruppen und Zeitplan. 

Die Umstellung erfolgt dann in drei Phasen: 

1. Vor der Umstellung: Vorbereitung und Dokumentation
2. Während der Umstellung: Überführung der Inhalte in die neuen Postfächer
3. Nach der Umstellung: Start in der neuen Arbeitsumgebung

Vor der Umstellung erhalten Sie 4 Wochen, 2 Wochen und 1 Tag vor dem Umstellungstermin eine E-Mail-Ankündigung mit detaillierten Informationen zu der Umstellung. In diesem Zeitraum müssen Sie die Umstellung vorbereiten:

Grundsätzlich werden alle E-Mails, Ordner, Kalender und Termine während der Umstellung überführt. Einige Inhalte können nicht automatisch übernommen werden. Die folgenden Punkte müssen Sie daher vor der Umstellung prüfen und dokumentieren, da Sie nach Beginn der Umstellung keinen Zugriff mehr auf Ihr altes Postfach haben.

• Prüfen und dokumentieren Sie, welche E-Mail-Funktionsaccounts Sie nutzen. Sie stehen nach der Migration als sogenanntes freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) zur Verfügung und müssen ggf. manuell eingebunden werden.
• Prüfen und dokumentieren Sie, welche freigegebenen Kalender Sie nutzen. Nach der Migration müssen freigegebene Kalender neu eingebunden und ggf. Berechtigungen neu vergeben werden.
• Prüfen und dokumentieren Sie Regeln und Weiterleitungen. Ggf. müssen Sie die nach der Migration anpassen.
• Aufgaben werden nur unformatiert übernommen, prüfen Sie, ob Sie bestehende Aufgaben separat sichern möchten.
• Notizen werden nicht überführt, falls nötig sichern Sie sie separat.
• Mails aus dem Papierkorb werden nicht überführt. Falls Sie weiter benötigt werden, legen Sie einen neuen Ordner in ihrem Postfach an und kopieren die Mails dorthin.
• Prüfen und sichern Sie lokale Kontakte, Kontaktlisten oder -gruppen, die Sie in Outlook, Thunderbird oder in den Kontakten auf dem Mac angelegt haben. Es werden nur Kontakte migriert, die jetzt im Webmailer sichtbar sind (https://mymail.leuphana.de).

Eine Woche vor dem Umstellungstermin findet im Hintergrund bereits eine Vorsynchronisation statt. Dabei werden die Ordnerstruktur und ältere Daten in Ihr neues Postfach kopiert. Bitte nehmen Sie in diesem Zeitraum keine Änderungen an der Ordnerstruktur vor und bearbeiten, löschen oder verschieben Sie keine älteren Emails.

Während der Umstellung (von Freitag 15.30 Uhr bis Montag 7.00 Uhr) werden Ihre Inhalte in das neue Postfach überführt. Ihr Postfach steht Ihnen in dieser Zeit nicht zur Verfügung. Alle ankommenden E-Mails finden Sie nach der Migration im neuen Postfach. 

Für den Einstieg in die neue Arbeitsumgebung sollten Sie etwas Zeit einplanen - legen Sie möglichst keine wichtigen oder kritischen Termine auf den Montag nach der Umstellung. 

Erste Schritte:

1. Finden Sie unsere Anleitungen im Anleitungs-Wiki.
    
2. Nach der Umstellung finden Sie ihr neues Postfach in der Outlook Desktop App (Wichtig: Bitte nutzen Sie Outlook, nicht Outlook New) oder in Outlook Online im Browser unter https://outlook.office.com.
   Melden Sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Cloud-Passwort an.
   
   Falls Sie Outlook auf einen Windows-Computer bereits vor der Umstellung genutzt haben, müssen Sie als erstes ein neues Profil anlegen.
   Falls Outlook noch nicht installiert ist, können Sie es auf microsoft365.com oben rechts über Installieren und mehr herunterladen und anschließend installieren. Achtung, bei der Installation werden auch Word, Excel und PowerPoint installiert und ggf. aktualisiert.
    
3. Entdecken Sie Ihre E-Mails und den Kalender. Unter Training finden Sie unterstützende Trainingsunterlagen und unsere Trainingstermine - beides hilft beim Einstieg.
   Wichtig: In der Outlook Desktop kann es je nach Anzahl der E-Mails mehrere Stunden dauern, bis alle E-Mails sichtbar sind. Achten Sie auf die Anzeige in der Fußzeile.
    
4. Freigegebene Postfächer und freigegebene Kalender einbinden.
    
5. S/MIME Zertifikat importieren und für Verschlüsselung aktivieren.
    
6. Regeln und Weiterleitungen überprüfen und ggf. anpassen.
    
7. Termine und Serientermine mit eingeladenen Teilnehmer*innen werden während der Umstellung kopiert, sie funktionieren aber nicht mehr richtig. Erstellen und versenden Sie eigene Termine und Serientermine neu und lassen Sie sich für Termine und Serientermine von anderen Personen neu einladen.
    
8. Gesendete E-Mails befinden sich nach der Umstellung im Ordner Gesendet (Mac) oder Gesendete Elemente (Windows). In einigen Fällen befinden sich weitere gesendete E-Mails auch in den Ordnern Sent, Sent items, Sent messages oder ähnlich. Sie können die E-Mails manuell in den Ordner Gesendet kopieren.