Beschaffungs- und Vergabewesen

Das Beschaffungs- und Vergabewesen gehört der Abteilung Finanzen des Verwaltungsservices an und ist mit sämtlichen vergaberechtlichen Fragestellungen befasst.

Insbesondere finden Sie hier Informationen zu diversen Beschaffungen, den jeweils einzuhaltenden Vorgaben und erforderlichen Formularen sowie weiterführenden Informationen.

Bis zu welchem Auftragswert kann ich eine Beschaffung bzw. einen Auftrag selbst durchführen? Welche Wertgrenzen sind zu beachten? Wie kann ich sicherstellen, dass mein Projekt vergaberechtskonform abgewickelt wird?

Antworten auf Fragen wie diesen finden Sie nachstehend:

Die Beschaffungsrichtlinie der Leuphana ermöglicht verschiedene formale Wege, eine Beschaffung bzw. Beauftragungen durchzuführen. Welcher formale Weg angewendet wird, richtet sich in der Regel nach dem geschätzten Auftragswert für die zu beschaffende Lieferung oder (Dienst-)Leistung. Anhand gesetzlich definierten Wertgrenzen erfolgt dann die Zuordnung auf das jeweilige Vergabeverfahren.
Im Folgenden haben wir für Sie die Wertgrenzen zusammengestellt:

Durch das Inkrafttreten einer Gesetzesänderung am 01. Januar 2020 gelten im Vergaberecht neue Wertgrenzen. Die auf dieser Seite aufgeführten Werte sind aktuell.
Die umfangreichen Änderungen nehmen wir zum Anlass, die Beschaffungsrichtlinie grundlegend zu überarbeiten. Bis diese jedoch in Kraft tritt, behält die hier hinterlegte Richtlinie bis auf die Wertgrenzen ihre volle Gültigkeit.
 

bis 1.000,00 Euro netto (exkl. MwSt.) sind keine Vergleichsangebote erforderlich.
Bitte beachten Sie jedoch, ob die Beschaffung in irgendeiner Form einer gesonderten Genehmigung erfordert, z. B. Handys.

Beachten Sie bitte auch, dass durch die Beauftragung nicht der Sachverhalt einer Scheinselbstständigkeit erfüllt wird. Lesen Sie hierzu unbedingt, dass vom Personalservice zur Verfügung gestellte "Rundschreiben zum Abschluss von Werkverträgen".

Schritt 1

•  Definition der Leistung
•  Mindestanforderungen & Kriterien festlegen
•  Realistische Schätzung des Auftragswertes. Die Kalkulation des Auftragswertes ist zwingend dokumentieren.
•  ab 5.000 Euro netto (exkl. MwSt.) reichen Sie bitte eine Bedarfsmeldung bei der Vergabestelle ein. Hier ist die Kalkulation des Auftragswertes, ebenfalls beizufügen.

Schritt 2

•  Bei einem Auftragswert zwischen 1.000 und 20.000 Euro netto führen Sie eine Verhandlungsvergabe durch
•  Fragen Sie schriftlich mindestens 3 Angebote bei geeigneten Auftragnehmern an. ACHTUNG: Beachten Sie bitte auch, dass durch die Beauftragung nicht der Sachverhalt einer Scheinselbstständnigkeit erfüllt wird. Lesen Sie hierzu unbedingt, dass vom Personalservice zur Verfügung gestellte "Rundschreiben zum Abschluss von Werkverträgen".
• Tipp: Setzen Sie eine angemesse Frist bis wann die Angebote bei Ihnen vorliegen müssen.
•  Werten Sie die Angebote aus.

Schritt 3

•  Sagen Sie dem "Gewinner" schriftlich zu und den "Verlierern" schriftlich ab.
•  Lassen Sie sich den Auftrag vom Beauftragten schriftlich bestätigen.

Schritt 4

•  Führen des Vergabevermerks.
   Der Vergabevermerk dient der Dokumentation des Verfahrens. Nutzen Sie hierfür auf dieser Intranetseite bereitgestellte Formblatt.

Schritt 5

•  Einreichen der Vergabeunterlagen gemeinsam mit der Rechnung.

Die ausführliche Checkliste finden Sie hier zum Download.

Schritt 1

• Definition der Leistung
• Mindestanforderungen & Kriterien festlegen
• Realistische Schätzung des Auftragswerts. Diese ist zwingend zu dokumentieren.
• Reichen Sie eine Bedarfsmeldung (ab 5.000 Euro netto) bei der Vergabestelle ein. Dafür muss schon feststehen, aus welchem Auftrag die Kosten finanziert werden sollen.
• Bei einem Auftragswert zwischen 20.000 Euro und 50.000 Euro netto wird die Beschaffung durch die Vergabestelle durchgeführt.
  Bitte warten Sie daher unbedingt auf die Rückmeldung auf Ihre Bedarfsmeldung durch die Vergabestelle 

Schritt 2

• Halten Sie bezüglich des Verlaufs Rücksprache mit der Vergabestelle.
• Fertigen Sie ein Leistungsverzeichnis an. Wichtig ist, möglichst detailliert zu beschreiben, was Sie benötigen
• Legen Sie die Bewertungskriterien fest. Diese sollten dazu geeignet sein, die Auswertung nachvollziehbar zu gestalten.

Schritt 3

• bei einer Beschränkten Vergabe werden die Unterlagen gezielt zu geeigenten Anbietern versendet. Stellen Sie daher eine Liste mit geeigenten Bietern inklusive aller Kontaktdaten zusammen. ACHTUNG: Beachten Sie bitte auch, dass durch die Beauftragung nicht der Sachverhalt einer Scheinselbstständnigkeit erfüllt wird. Lesen Sie hierzu unbedingt, dass vom Personalservice zur Verfügung gestellte "Rundschreiben zum Abschluss von Werkverträgen".
• Das Leistungsverzeichnis übermitteln Sie gemeinsam mit den Kontaktdaten an die Vergabestelle

Schritt 4

• die Vergabestelle veröffentlicht in Absprache mit Ihnen die Vergabeunterlagen und stellt diese den von Ihnen ausgewählten Adressaten zur Verfügung.
• Während der Ausschreibung läuft der Kontakt ausschließlich über die Vergabestelle!

Schritt 5

• nach Ablauf der Angebotsfrist werten Sie die Angebote aus.
• Bei Unklarheiten oder fehlenden Unterlagen können diese durch die Vergabestelle aufgeklärt bzw. nachgefordert werden.
• Teilen Sie der Vergabestelle nach Ihrer Auswertung Ihr Ergebnis mit. Stellen Sie der Vergabestelle alle Unterlagen (Tabellen etc.) zur Verfügung.
• Die Vergabestelle übermittelt Ihnen ein Word-Dokument, das Sie im Zuge der Vergabedokumentation ausfüllen.
• Die Vergabestelle versendet daraufhin den Auftrag und die Absagen.

Schritt 1

• Definition der Leistung
• Mindestanforderungen & Kriterien festlegen
• Realistische Schätzung des Auftragswerts. Die Schätzung ist zwingend zu dokuemtieren.
• Reichen Sie eine Bedarfsmeldung (ab 5.000 Euro netto) bei der Vergabestelle ein. Dafür muss schon feststehen, aus welchem Auftrag die Kosten finanziert werden sollen.
• Bei einem Auftragswert zwischen 50.000 Euro und 215.000 Euro netto (exkl. MwSt.) wird die Beschaffung in Form einer Öffentlichen Ausschreibung durch die Vergabestelle durchgeführt.
  Den Hinweis finden Sie auf der Rückantwort auf der Bedarfsmeldung.

Schritt 2

• Halten Sie bezüglich des Verlaufs Rücksprache mit der Vergabestelle.
• Fertigen Sie ein Leistungsverzeichnis an. Wichtig ist, möglichst detailliert zu beschreiben, was Sie benötigen
• Legen Sie die Bewertungskriterien fest. Diese sollten dazu geeignet sein, die Auswertung nachvollziehbar zu gestalten.

Schritt 3

• Das Leistungsverzeichnis übermitteln Sie an die Vergabestelle.

Schritt 4

• die Vergabestelle veröffentlicht in Absprache mit Ihnen die Vergabeunterlagen und stellt diese den von Ihnen ausgewählten Adressaten zur Verfügung.
• Während der Ausschreibung läuft der Kontakt ausschließlich über die Vergabestelle!

Schritt 5

• nach Ablauf der Angebotsfrist werten Sie die Angebote aus.
• Bei Unklarheiten oder fehlenden Unterlagen können diese durch die Vergabestelle aufgeklärt bzw. nachgefordert werden.
• Teilen Sie der Vergabestelle nach Ihrer Auswertung Ihr Ergebnis mit. Stellen Sie der Vergabestelle alle Unterlagen (Tabellen etc.) zur Verfügung.
• Die Vergabestelle übermittelt Ihnen ein Word-Dokument, das Sie im Zuge der Vergabedokumentation ausfüllen.
• Die Vergabestelle versendet daraufhin den Auftrag und die Absagen.

Schritt 1

• Definition der Leistung
• Mindestanforderungen & Kriterien festlegen
• Realistische Schätzung des Auftragswerts. Die Schätzung ist zwingend zu dokumentieren.
• Reichen Sie eine Bedarfsmeldung (ab 5.000 Euro netto) bei der Vergabestelle ein. Dafür muss  schon feststehen, aus welchem Auftrag die Kosten finanziert werden sollen.
• Bei einem Auftragswert ab 215.000 Euro netto (exkl. MwSt.) setzen Sie sich bitte direkt mit der Vergabestelle in Verbindung!
• Die weiteren Schritte werden in der Folge direkt geklärt.

Grundsätzlich:

1. Der Stoff- und Energieverbrauch an der Universität soll ressourcenschonend, risiko- und umweltbewusst sein.
2. Umwelt- und gesundheitsbelastende Auswirkungen sollen vermieden werden.
3. Es sollen möglichst nur Produkte, Dienst- und Bauleistungen beschafft werden, die umwelt- und ressourcenschonend hergestellt worden sind und die bei der Nutzung und Entsorgung kaum Umwelt- und Gesundheitsbelastungen verursachen. Zudem sind soziale Aspekte zu berücksichtigen.

Folgende Leistungen dürfen gemäß der Verwaltungsvorschriften zur nachhaltigen Beschaffung (Ministerialblatt Nr. 41 vom 08.11.2023) und der Einwegkunststoffverbotsverordnung, auch im Wege des Direktauftrages, nicht beschafft werden:

Materialien

• PVC
• Tropenholz
• Baustoffe, die teilhalogenierte Fluorchlorkohlenwasserstoffe und teilhalogenierte Fluorkohlenwasserstoffe enthalten oder unter Verwendung dieser Stoffe hergestellt wurden
• Einwegkunststoffprodukte und Produkte aus oxo-abbaubarem Kunststoff, die nach § 3 EWKVerbotsV nicht in den Verkehr gebracht werden dürfen
• Farbe auf Schwermetallbasis (Blei, Cadmium, Chrom VI und deren Verbindungen)
• Schwermetalle (Cadmium, Blei, Chrom (VI), Quecksilber, Arsen, Barium (Ausnahme: Bariumsulfat), Cobalt, Antimon und Selen und seine Verbindungen)
• flüchtige organische Verbindungen (VOC) gemäß VOC-Richtlinie 1999/13/EG
• Azofarbstoffe
• Phthalate und Organophosphate, z. B. als Weichmacher oder Flammschutzmittel
• Spraydosen (wie Kälte-, Reinigungs- oder Insektenspray) mit halogenierten Treibmitteln (wie R1234ze[E])
• Torf oder torfhaltige Produkte zum Einsatz im Garten- und Landschaftsbau

Geräte und Anlagen

• Multisplit/VRF-Klimageräte mit mehr als 10 Kilowatt Nennkälteleistung (hier kann alternativ auf Flüssigkeitskühler zurückgegriffen werden)
• Flüssigkeitskühler mit mehr als 10 Kilowatt Nennkälteleistung mit Kältemittel GWP ≥ 150
• Kühl- und Gefriergeräte und sonstige stationäre und mobile Kälte- und Klimaanlagen mit halogenierten Kältemitteln
• Geräte zur Beheizung (ausgenommen notwendige Beheizung für Winterbaumaßnahmen) und zur Kühlung des Luftraums außerhalb von umschlossenen Räumen (zum Beispiel „Gas-Heizpilze“, vergleichbare Elektrostrahler, Klimageräte)
• schwefelhexafluoridhaltige Mittelspannungsschaltanlagen
• mobile Maschinen und Geräte, die die EU-Emissionsstufe V nicht einhalten
• Geräte, die ausschließlich der Zubereitung von Heißgetränken durch Befüllung mit Lebensmittelportionen, die für den Endverbraucher nur als einzeln verpackte Einheiten in mehrere dieser Einheiten enthaltenden Verkaufsverpackungen erhältlich sind, dienen

Reinigung und Sanitär

• chlorabspaltende Reiniger (Hypochlorit und Dichlorisocyanurat)
• Spülkastenzusätze und WC-Einhänge
• Lufterfrischer und Duftspender für WCs und Waschräume
• Wasch- und Reinigungsmittel mit Mikroplastik
• Palmöl; außer aus Pflanzungen, die unter nachhaltigen Bedingungen bewirtschaftet werden, Siegel RSPO, ISCC+, RSB

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Unterlagen eigenständige Beschaffung bis 20.000 € / Vergabevermerk
Bedarfsmeldung ab 5.000 Euro (ausfüllbare Version-PDF)
Auftragsbestätigung und Absage
 

Beschaffungsrichtlinie

Checkliste Beschaffung bis 20.000 €

Checkliste Beschaffung bis 50.000 €

Checkliste Beschaffung bis 214.000 €

Beschaffung von Literatur und Medien

Beschaffung von Literatur, Hardware und Software über das MIZ

Büroverbrauchsmaterial und Kopierpapier

Der Lieferant der Leuphana für Büroverbrauchsmaterial ist die Firma "allpremio". Im allpremio-Shop bestellen Sie alle Verbrauchsmaterialen und Artikel fürs Büro, wie z.B. Briefumschläge, Notizblöcke, Locher, usw. Bitte beachten Sie, dass Büromaterial, das keinem Verbrauch unterliegt (wie etwa Geschirr, Headsets, Kleinmöbel, usw.) nicht hierüber bestellt werden kann.

Sie können das Büromaterial direkt im allpremio-Shop bestellen. Falls Sie Zugangsdaten benötigen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an: bueromaterial@leuphana.de. Die Anlieferung findet jeweils dienstags und donnerstags statt. Der Mindestbestellwert beträgt 25 €.

• allpremio-Leuphana Shop
• Allpremio Serviceguide 

Wichtiger Hinweis

Die Nutzung des Vertrags ist verpflichtend, die dienstliche Beschaffung bei anderen Lieferanten, auch über Auslagenerstattung, ist nicht zulässig. Es gelten die Regelungen der Beschaffungsrichtlinie.

Kontakt:

bueromaterial@leuphana.de

Alina Jacobs
Universitätsallee 1, C10.222b
21335 Lüneburg
Fon +49.4131.677-1814
E-Mail: vergabestelle@leuphana.de

Gabriele Rostek
Universitätsallee 1, C10.222b
21335 Lüneburg
Fon +49.4131.677-2339
vergabestelle@leuphana.de