Abrechnung von Dienstreisen

Dienstreisen dienen der Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Dienstreisende haben Anspruch auf Reisekostenvergütung zur Abgeltung der dienstlich veranlassten Mehraufwendungen, sofern die Dienstreise vorab genehmigt wurde. Dienstreisen können von allen Bediensteten der Leuphana beantragt werden. Dies gilt auch für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte.

Dienstreisen müssen vor Antritt der Dienstreise von der*dem Vorgesetzen mittels Dienstreiseantrag genehmigt werden. Für bestimmte Personengruppen gelten generelle Dienstreisegenehmigungen. Bitte informieren Sie sich auf den entsprechenden Intranetseiten im Bereich „Personal“. Der genehmigte Dienstreiseantrag verbleibt bis zur Abrechnung der Reise beim Dienstreisenden.

Weitere Informationen zur Beantragung und Genehmigung von Dienstreisen finden Sie im Leuphana A-Z oder auf den Seiten der Personalabteilung:

• Dienstreisen beantragen für Professor*innen
• Dienstreisen beantragen für Tarifbeschäftigte Verwaltung
• Dienstreisen beantragen für Tarifbeschäftigte Wissenschaft

Die Erstattung von durch die Dienstreise angefallenen Reisekosten kann nach Abschluss der Dienstreise beantragt werden. Bitte beachten Sie folgende Ausschlussfrist: der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, sofern Sie Ihre Abrechnung nicht innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Reise schriftlich oder elektronisch beantragt haben.

1. Abrechnungsformular ausfüllen: Nach Durchführung Ihrer Dienstreise erstellen Sie die Abrechnung der Dienstreise mit dem entsprechenden Excel-Formular. Hierfür stehen nach Art (Inlands- bzw. Auslandsdienstreise) und Länge der Dienstreise verschiedene Abrechnungsvorlagen zur Verfügung. Unterzeichnen Sie das Abrechnungsformular und lassen Sie es zusätzlich von Ihrer*m Vorgesetzten oder der*m Fondsverantwortlichen unterzeichnen. Eine Auszahlung der Reisekostenvergütung kann nur bei Angabe des Auftrages/Fonds erfolgen.
2. Entscheidung zu Klimakompensation treffen: Bitte entscheiden Sie, ob für die Dienstreise eine Umbuchung der Klimakompensation stattfinden darf (Standardfall) und widersprechen Sie auf dem Abrechnungsformular, sofern Sie nicht zustimmen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Richtlinie zu Klimaschutzmaßnahmen.
3. Abrechnungsformular und Dienstreisegenehmigung einreichen: Reichen Sie das Antragsformular und zusätzlich den ursprünglich von Ihrer*m Vorgesetzten genehmigten Dienstreiseantrag per Mail an rk.abrechnung@leuphana.de in der Reisekostenstelle der Abteilung Finanzen ein. (Verwendungszweck und Mailadresse werden im Abrechnungsformular individuell ausgegeben). Zusätzlich reichen Sie Ihre Abrechnung mit allen zur Abrechnung der Reise erforderlichen Belegen und dem genehmigten Dienstreiseantrag per Hauspost in der Reisekostenstelle ein.
4. Prüfung der Reisekostenabrechnung: Die Reisekostenabrechnung wird geprüft und entsprechend ausgezahlt. Sofern es Nachfragen oder Kürzungen gibt, nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf.

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