Auslagen erstatten

Bei Auslagen für Bewirtungen oder Publikationen reichen Sie neben der Buchungsanweisung Auslagen bitte zusätzlich die entsprechenden Anlagen ein. Im Falle von Auslagen für Bewirtungen beachten Sie zudem bitte die entsprechenden Regelungen der Bewirtungsrichtlinie. Bei Auslagen in Fremdwährung und Kartenzahlung legen Sie bitte eine Kopie der Visa/Master/EC-Kartenabrechnung bei. Bei Auslagen, die in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden müssen, legen Sie bitte eine Buchungsanweisung Anlagen bei.

1. Buchungsanweisung ausfüllen: Bitte füllen Sie zunächst die Buchungsanweisung Auslagen aus bzw. falls Sie selbst Fondsverantwortliche*r sind, lassen diese von einer anderen Person ausfüllen und unterschreiben. 

2. Buchungsanweisung im 4-Augen-Prinzip unterschreiben lassen: Lassen Sie die Buchungsanweisung von einer anderen Person (falls Sie nicht selbst Fondsverantwortliche*r sind von Ihrem Fondsverantwortlichen) unterschreiben.

3. ggf. Anlagen ausfüllen: Falls Sie Auslagen für Publikationen oder im Rahmen von Bewirtungen getätigt haben, füllen Sie bitte zudem die entsprechenden Anlagen aus. Bei Auslagen in Fremdwährung und Kartenzahlung legen Sie bitte eine Kopie der Visa/Master/EC-Kartenabrechnung bei. Bei Auslagen, die in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden müssen, legen Sie bitte eine Buchungsanweisung Anlagen bei.

4. Buchungsanweisung inkl. Originalbelege einreichen: Reichen Sie bitte die Buchungsanweisung, ggf. die Anlagen sowie die Belege/Quittungen in der Abteilung Finanzen ein:

• Per Hauspost an die Kreditorenbuchhaltung - Ihre*n zuständige*n Sachbearbeiter*in entnehmen Sie der Übersicht „Kostenstellenstruktur“
• Per Mail an rechnungseingang@leuphana.de

Sofern Sie die Rechnung/Buchungsanweisung per Mail einreichen, reichen Sie die Unterlagen bitte kein weiteres Mal per Hauspost ein, um mögliche Doppelzahlungen zu vermeiden.

5. Prüfung und Auszahlung durch Finanzen: Die Kolleg*innen in der Abteilung Finanzen prüfen Ihre Unterlagen und weisen die Auszahlung an. Sofern es Rückfragen gibt oder Unterlagen fehlen, kommen die Kolleg*innen direkt auf Sie zu.

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