Rechnungen stellen

In der Debitorenbuchhaltung werden Ausgangsrechnungen als Forderungen gegenüber Kunden der Leuphana Universität erfasst und überwacht. Anhand von Saldenlisten können offene Forderungen festgehalten und entsprechend beim Kunden angemahnt werden.

Alle debitorischen Originalrechnungen werden in der Buchhaltung archiviert. 

1. Ausgangsrechnung erstellen: Ausgangsrechnungen werden ausschließlich von der leistenden Einrichtung erstellt. Nutzen Sie hierzu bitte die Rechnungsvordrucke, die Sie auf dieser Seite herunterladen können und versenden Sie Ihre Rechnung an Ihre*n Kunden/Geschäftspartner*in.

2. Buchungsanweisung erstellen: Zu der versandten Rechnung erstellen Sie eine Buchungsanweisung, die Sie zur Verbuchung der Forderung in der Buchhaltung einreichen. Mit der Buchungsanweisung geben Sie folgende, für die Verbuchung notwendige Informationen an die Buchhaltung: 

• Ersteller*in
• Fondsverantwortliche*n
• Bitte kreuzen Sie an: Handelt es sich um eine Rechnung, die uniseitig in Rechnung gestellt wird (Debitor)?
• Gesamt-Rechnungsbetrag in Euro
• Sachkonto: Um welche Art von Kosten handelt sich laut Kontierungshandbuch? [DKZ4] [JW5]
• Kostenstelle und Fonds: Zu welchem Fonds gehören die Einnahmen und zu welcher Kostenstelle gehört dieser Fonds?
• Buchungstext

Gerne können Sie optional und bei Bedarf folgende Angaben machen: 

• Referenzschlüssel: z.B. um auf eigenen Wunsch bestimmte Kostenarten zu unterscheiden und Auswertungen möglich zu machen

3. Buchungsanweisung und Rechnung einreichen: Die Buchungsanweisung reichen Sie zusammen mit einer Kopie der Rechnung und ggf. weiteren Unterlagen in der Debitorenbuchhaltung ein: 

• Per Hauspost an die Debitorenbuchhaltung
• Per Mail an rechnungseingang@leuphana.de

Sofern Sie die Buchungsanweisung per Mail einreichen, reichen Sie die Unterlagen bitte kein weiteres Mal per Hauspost ein, um mögliche Doppelzahlungen zu vermeiden.

4. Prüfung durch die Abteilung Finanzen: Die Rechnung wird geprüft, erfasst, überwacht und archiviert. Anhand von Saldenlisten können offene Forderungen festgehalten und entsprechend angemahnt werden.

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Falls Sie im Namen der Leuphana Universität Lüneburg Rechnungen ausstellen, geben Sie bitte folgende Bankverbindung an:

Norddeutsche Landesbank
Friedrichswall 10
30159 Hannover
IBAN: DE64 2505 0000 0106 0322 61
BIC/SWIFT: NOLADE2H