Rechnungen zahlen

Nach der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen erfolgt in den dezentralen Einrichtungen die Rechnungsprüfung und Erstellung der Buchungsanweisung. Alle entstandenen Verbindlichkeitengegenüber externen Lieferanten und Dienstleistern werden anschließend in der Kreditorenbuchhaltung entsprechend der Einhaltung aller gesetzlichen und universitätsinternen Vorschriften und Richtlinien geprüft, gebucht, gezahlt (auch An- und Vorauszahlungen) sowie archiviert.

Sofern ein Gegenstand im Wert von über 250 Euro (netto) zum Beispiel aus den Bereichen EDV-Hardware oder Betriebs- und Geschäftsausstattung beschafft wurde, handelt es sich ggf. um eine Anlage, die anderen Regelungen in der Erfassung und Verbuchung unterliegen. Hierzu besuchen Sie bitte die Seiten der Anlagenbuchhaltung.

Allgemeine Hinweise

Überweisungen im Rahmen der sogenannten Zahlläufe werden standardmäßig jeden Dienstag und Donnerstag durchgeführt.

Bei Beschaffung von einzelnen Geräten oder einzelnen Gegenständen ab einem Wert von 250€ nutzen Sie bitte die Buchungsanweisung für Anlagen, die Sie auf der Seite Anlagen buchen finden

Prozess

1. Rechnung prüfen: Nach dem Eingang der Rechnung prüfen Sie die Rechnung und zeichnen diese sachlich (d.h. wurde die in Rechnung gestellt Ware oder Dienstleistung so tatsächlich eingekauft?) und rechnerisch (d.h. stimmt die Summe rechnerisch?) frei bzw. lassen Sie diese vom Kostenstellenverantwortliche*n freizeichnen. 

2. Buchungsanweisung erstellen: Zu der geprüften Rechnung erstellen Sie eine Buchungsanweisung. Mit der Buchungsanweisung geben Sie folgende, für die Verbuchung notwendige Informationen an die Buchhaltung: 

  • Ersteller*in
  • Fondsverantwortliche*n
  • Bitte kreuzen Sie an, dass es sich um eine Rechnung handelt, die von der Leuphana ggü. einem Dritten zu begleichen ist (Kreditor)
  • Gesamt-Rechnungsbetrag in Euro
  • Sachkonto: Um welche Art von Kosten handelt sich laut Kontierungshandbuch?
  • Kostenstelle und Fonds: Aus welchem Fonds sollen die Kosten bezahlt werden und zu welcher Kostenstelle gehört dieser Fonds?)
  • Buchungstext

Gerne können Sie optional und bei Bedarf folgende Angaben machen:  

  • Referenzschlüssel: z.B. um auf eigenen Wunsch bestimmte Kostenarten zu unterscheiden und Auswertungen möglich zu machen
  • Vertragsnummer
  • Steuerschlüssel

3. Buchungsanweisung einreichen: Die Buchungsanweisung reichen Sie mit der Originalrechnung und ggf. weiteren zahlungsbegründenden Unterlagen in der Kreditorenbuchhaltung ein: 

  • Per Hauspost an die Kreditorenbuchhaltung - Ihre*n zuständige*n Sachbearbeiter*in entnehmen Sie der Übersicht „Kostenstellenstruktur“.
  • Per Mail an rechnungseingang@leuphana.de

Sofern Sie die Rechnung/Buchungsanweisung per Mail einreichen, reichen Sie die Unterlagen bitte kein weiteres Mal per Hauspost ein, um mögliche Doppelzahlungen zu vermeiden. 

4. Prüfung durch die Abteilung Finanzen: Die Rechnung wird geprüft, gebucht, bezahlt und archiviert. Alle Rechnungen (außer Auslagenerstattungen und Reisekostenabrechnungen) sind digital in Ihrem SAP-Konto einsehbar. Sofern es sich um Rechnungen handelt, die aus Drittmitteln bezahlt werden, erfolgt vor der Zahlung eine weitere Prüfung und Freizeichnung durch Ihre*n zuständige*n Drittmittelsachbearbeiter*in. 

Formulare

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Weiterführende Hinweise

Kontierungshandbuch als Online-Kontierungshilfe

Kontakt

  • Vanessa Jandt
  • Nicole Sievert-Moewe

Leitung externes Rechnungswesen

  • Jennifer Wesa