Mitteilung steuerrelevanter Daten an das zuständige Finanzamt bei Zahlungen (Mitteilungsverordnung)

Die Mitteilungspflicht erstreckt sich grundsätzlich auf alle Zahlungen der Leuphana Universität Lüneburg an Dritte, um die vollständige Erfassung von steuerlich möglicherweise relevanten Vorgängen sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere folgende Zahlungen:

• Zahlungen an Dritte, die u.a. nicht im Rahmen einer gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt haben
• Zahlungen, die nicht auf das Geschäftskonto des Dritten erfolgen.

Dies betrifft hier die folgenden gehaltsähnliche Zahlungen

• Vergütungen für Honorarverträge, Gastvorträge, Korrekturaufträge, Lehrauftragsvergütungen
• Stipendien und Preisgelder (inkl. aller Zuschüsse und Zuschläge)
• Reisekostenerstattungen von Nicht-Beschäftigten der Leuphana Universität
• Honorare und Dienstleistungen jeglicher Art (z.B. Probandenvergütungen bei Studien, Vergütung für gutachterliche Tätigkeiten etc.).

Nicht betroffen sind dagegen folgende Zahlungen

• Reisekostenerstattungen von Beschäftigten der Leuphana Universität
• Reine Auslagenerstattungen bzw. Aufwandsentschädigungen, d.h. Kostenerstattungen die auf Grundlage von eingereichten Belegen vorgenommen werden.

Zum 01. Januar 2024 gibt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) wesentliche Änderungen zur Form und zum Umfang der Mitteilung vor. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben sind von der Leuphana Universität Lüneburg seit dem 01. Januar 2024 zusätzliche Daten für bestimmte Auszahlungen abzufragen.

Ab dem Jahr 2024 hat die Mitteilung an die Finanzbehörde folgende Angaben zu enthalten:

• Name, Vorname
• Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum (neu ab 01. Januar 2024)
• Steueridentifikationsnummer (11-stellig; nicht zu verwechseln mit Steuer-Nr. bzw. mit der USt-ID; neu ab 01. Januar 2024)

Aufgrund der veränderten gesetzlichen Anforderungen müssen wir darauf hinweisen, dass künftig eine Auszahlung der o.g. Zahlungen nur bei Vorliegen aller notwendigen Angaben erfolgen kann.

Für bestehende Vereinbarungen rückwirkend zum 1. Januar 2024: Die oben genannten Informationen müssen rückwirkend für alle betreffenden Vereinbarungen ab dem 01. Januar 2024 abgefragt werden. Die Abteilung Finanzen stellt dafür ein Formular zur Verfügung, welches durch die Zahlungsempfängerinnen bzw. Zahlungsempfänger ausgefüllt und an die Abteilung Finanzen zurückgesendet werden kann.

1. Formular ausfüllen: Falls Sie eine gehaltsähnliche Zahlung von der Leuphana zu einer Vereinbarung ab 1. Januar 2024 erhalten und die oben genannten steuerrelevanten Angaben noch nicht vollständig übermittelt haben, füllen Sie bitte das Formular „MITTEILUNG STEUERRELEVANTE DATEN" vollständig aus.
2. Angaben an Abteilung Finanzen senden: Schicken Sie das ausgefüllte Formular per Mail an fa-meldung@leuphana.de

Für neue Vereinbarungen ab August 2024: Die oben genannten steuerrelevanten Informationen, insbesondere auch das Geburtsdatum und die Steueridentifikationsnummer, werden ab sofort bereits beim Abschluss von Vereinbarungen abgefragt, um die späteren Auszahlungen zu ermöglichen. Die Übermittlung des unten bereitgestellten Formulars ist nicht notwendig.

Damit Sie beschreibbare pdf-Formulare problemlos ausfüllen, unterschreiben und speichern können, sollten Sie auf den Computer heruntergeladen und gepeichert werden. Verwenden Sie zum Ausfüllen den kostenlosen Adobe Acrobat Reader oder die Adobe Pro Version und nutzen Sie zur digitalen Unterschrift das DFN-Zertifikat (Anleitung). 

Falls die Zahlungsempfängerin bzw. der Zahlungsempfänger noch keine Steuer-ID besitzt, muss diese beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt werden. Informationen finden Sie unter: https://www.bzst.de/DE/Privatpersonen/SteuerlicheIdentifikationsnummer/steuerlicheidentifikationsnummer_node.html.

Nicht in Deutschland ansässige Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfänger können Ihre Steuer-ID über das Finanzamt Lüneburg beantragen. Das dafür benötigte Formular finden sie im Formular-Management-System des Bundesministeriums für Finanzen unter https://www.formulare-bfinv.de. Die korrekte Formularbezeichnung lautet: „010250 - Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen durch das Finanzamt“ (https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=7F1E94794A197A1F6B80)

Zur Unterstützung englischsprachiger Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfänger stellen wir eine Ausfüllhilfe für das o.g. Formular zur Verfügung.

Die erfassten Daten werden über das ELSTER-Portal (www.elster.de) an die Finanzverwaltung übertragen. Für diesen Zweck werden die Angaben zur Zahlungsempfängerin bzw. zum Zahlungsempfänger bei der Buchung bzw. beim Eintragen der Kontierung im ERP-System SAP erfasst und mittels einer XML-Datei über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung mitgeteilt.

Die Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) und § 93a Abgabenordnung (AO) sowie der MV verarbeitet.

Datenschutzhinweis nach §13 DSGVO.