Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Mit der Einführung eines DMS können abteilungsübergreifend Ablagesysteme und Prozesse neu organisiert werden, um Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Konkret verbinden wir mit dem Vorhaben die folgenden Anliegen:

• Konsistenz der Dokumenten- und Datenhaltung sowie Erhöhung der Qualität durch eine strukturierte und systematische zentrale Ablage von Dokumenten, Vorgängen und Akten
• schnellere Verfügbarkeit von und gezielte Suche nach Informationen, Dokumenten und Akten und dadurch schnellere Auskunftsfähigkeit und eine Reduzierung des Arbeits­aufwands in den Fachabteilungen
• Erhöhung von Transparenz über Prozesse durch workflowgestützte Prozesse
• Förderung und Verbesserung der Zusammenarbeit durch Versionierung von Dokumentenständen und Klarheit über Veränderungen an Dokumenten
• Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie der Universität durch Reduzierung des Papierbedarfs
• verlässliche Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Hinblick auf die Aufbewahrung von Dokumenten
• Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Verschlankung und Professionalisierung der Prozesse sowie verbesserter Möglichkeiten des ortsunabhängigen Arbeitens

Rund 2.000 Lehraufträge werden im Jahr an der Leuphana beantragt und bearbeitet, um das vielfältige Lehrangebot an der Leuphana gewährleisten zu können. Viele Abteilungen sind bei der Beantragung, Prüfung, Erteilung und Vergütung involviert und müssen sich untereinander gut abstimmen. Das DMS soll die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern und eine gemeinsame Dokumentenablage ermöglichen, sodass eine doppelte Ablage und doppelte Arbeit verhindert werden. Der gesamte Prozess, von der Beantragung bis zur Erteilung und Vergütung soll in Form eines Workflows digital abgebildet werden, sodass der Bearbeitungsstatus eines Antrags für alle Beteiligten einsehbar ist.

Die Ziele des Teilprojekts sind:

• Transparenz über Stand des Antragsprozesses für alle Beteiligten
• Verschlankung der Datenerfassung
• Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente und abteilungsübergreifender Zugriff
• Automatisierung von Prüfmechanismen (z.B. Fristüberwachung, Vollständigkeitsprüfung, zulässige Höchstgrenzen, u.a.)

Die beteiligten Abteilungen sind:

• Personalabteilung
• College
• Graduate School
• Professional School
• Fakultäten (Bildung, Kulturwissenschaften, Nachhaltigkeit, Staatswissenschaften, Management und Technologie)
• Sprachenzentrum
• International Office

Status: gestartet 

An der Leuphana existieren eine Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen wie Kooperationsverträge, Mietverträge, Bauverträge, Lizenzverträge oder Dienstleistungsverträge. Verträge werden aktuell an unterschiedlichen Stellen und vorrangig in Papierform aufbewahrt. Prozesse rund um die Verträge, wie bspw. die Fristenüberwachung, laufen derzeit an der Leuphana noch nicht automatisiert.

Im Rahmen des Teilprojektes sind zunächst vier Organisationsbereiche der Universität in die Implementierung einer digitalen Vertragsakte und eines digitalen Vertrags­managements involviert. Im ersten Schritt wird es darum gehen, eine zentrale Ablage der Vertragsakten mit allen begleitenden Unterlagen zu ermöglichen, so dass alle Dokumente rund um das Vertragsverhältnis in der Akte zu finden sind. Perspektivisch sollen auch aus Verträgen resultierende Dokumente wie bspw. Vergabeakten, Angebote, Bestellungen oder Rechnungen in der Vertragsakte zu finden sein.

Im zweiten Schritt soll das Workflow-gestützte Vertragsmanagement für die Vorgangsbearbeitung eingeführt werden. Die ausgewählten Prozesse erstrecken sich dabei über einen gesamten Vertragszyklus, also von der Vertrags­anbahnung und alle Prüfschleifen, die Vertragsüberwachung bis hin zu der Benachrichtigung zu Folgeverträgen und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Dokumente nach Vertrags­beendigung.

Ziel soll es sein, dass abteilungsübergreifend Transparenz über Verträge und daraus resultierende Prozesse besteht und durch die weitestgehende Automatisierung des Managements von Verträgen die operative Arbeit bestmöglich durch das DMS unterstützt wird.

Die Ziele des Teilprojekts sind:

• Bündelung sämtlicher Vertragsdokumente und zentraler Zugriff für alle beteiligten Akteure
• Abteilungsübergreifenden Informationsstand gewährleisten
• Standardisierung des Entstehungsprozesses von Verträgen (u.a. Versionierung) und Vereinheitlichung von Vertragsdokumenten
• Automatisierung von anhängenden Prozessen (z.B. Fristüberwachung)

Die beteiligten Abteilungen sind:

• Justiziariat
• Gebäudemanagement
• Medien- und Informationszentrum (MIZ)
• Kooperationsservice

Status: gestartet

Die Personalakte ist eine massenhaft gleichförmige Einzelfallakte, in der Dokumente zu einer Person abgelegt und Sachverhalte dokumentiert werden. Sie beinhaltet neben offiziellen Dokumenten meist auch E-Mails, die für die weitere Bearbeitung oder im Vertretungsfall relevant werden können. Aktuell werden die Personalakten an der Leuphana physisch geführt, wobei zusätzlich eine Verwaltung der Personalinformationen im SAP stattfindet. Das DMS soll eine digitale Ablage ermöglichen und Bearbeitungsstati für eine erleichterte Zusammenarbeit ersichtlich machen. Aufbewahrungsfristen sollen über das DMS automatisch überwacht werden.

Die Ziele des Teilprojekts sind:

• Digitale Ablage aller aktenrelevanten Dokumente
• Ortsunabhängiger Zugriff auf Akte für die Sachbearbeitung
• Schnelle, anlassbezogene Bereitstellung ausgewählter Personaldokumente
• Transparenz über Vorgangsbearbeitung für Kolleg:innen (z.B. in Vertretungsfällen)
• Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz

Die beteiligten Abteilungen sind:

• Personalabteilung
• CCC Hannover (Schnittstelle SAP)

Status: Start in 2024

Die Studierendenakte wird derzeit in Papierform geführt und ergibt sich aus einer Reihe von Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Den größten Teil machen die Antrags- und Anmeldeunterlagen der Studierenden im Laufe ihres Studiums aus (z.B. Bewerbungsunterlagen, Zulassungsanträge, Anträge auf Beurlaubung, Krankmeldungen, Zeugnisse, etc.) Darüber hinaus gelangen Kommunikationsverläufe (Mails und Anhänge) sowie Gesprächs- und Aktennotizen durch die Sachbearbeiter in die Studierendenakte.

Der gesamte Student-Life-Cycle (Bewerbungsverfahren, Prüfungsverfahren, Abschluss) wird mit der Software CAMPUSonline der TU Graz abgebildet und im Projekt myCampus eingeführt. Die elektronische Studierendenakte soll ergänzend dazu eine vollständige Dokumentation des Student-Life-Cycles abbilden und wird sich sowohl aus digital vorliegenden als auch Dokumenten, die in Papierform eingereicht werden (z. B. Krankmeldung von Studierenden), zusammensetzen. Ziel ist es, dass durch die elektronische Studierendenakte sowohl der Service für als auch die Kommunikation zwischen den Studierenden und den Bereichen der Studierendenverwaltung optimiert wird, aber auch die Vorgangsbearbeitung innerhalb des Studierendenservice erleichtert wird. Das DMS soll in erster Linie einen schnellen Zugriff auf Unterlagen im laufenden Tagesgeschäft des Studierendenservice ermöglichen sowie durch konsistente Dokumentationsmöglichkeiten eine hohe Transparenz und dadurch eine gute Vertretung innerhalb der Abteilung gewährleisten.

Die Ziele des Teilprojekts sind:

• Ermöglichen einer aussagekräftigen Dokumentation des gesamten Hochschulaufenthalts eines Studierenden
• Eingang von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, insbesondere von Dokumenten, die im CAMPUSonline erzeugt werden  
• Workflowunterstützung zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen des Studierendenservice  
• Implementierung eines gesetzeskonformen Löschkonzepts, welches sowohl systemseitig vordefinierte als auch manuelle Löschfristen ermöglicht 

Die beteiligten Abteilungen sind:

• Studierendenservice
• MIZ (myCampus-Team)

Status: Start in 2024

Die Leuphana nimmt am CCC-Projekt „E-Rechnung“ teil und führt aktuell das SAP Vendor Invoice Management by OpenText (kurz: SAP VIM) als Add-on zum Modul Finanzen (SAP FI) ein. Durch das Projekt E-Rechnung sollen alle teilnehmenden Hochschulen in die Lage versetzt werden, elektronische Rechnungen in geeigneter Form zu verarbeiten sowie revisionssicher und rechtskonform in einem elektronischen Archiv abzulegen. Für die Ablage der Rechnungsdokumente nutzt die Leuphana aktuell das Repository im LUIS-Archivsystem. Eine Weitergabe der Metadaten in das Repository findet derzeit nicht statt.

Das DMS-Teilprojekt „Rechnungsablage“ soll künftig das Repository im LUIS-Archivsystem ersetzen und Metadaten zu den Rechnungsdokumenten verwalten. Dabei soll sowohl eine frühe Überführung der Rechnungs­dokumente ins DMS erfolgen (ggf. auch bereits bei Rechnungseingang) als auch ein spätes Scannen von Rechnungsdokumenten nach Freigabe durch die Abteilung Finanzen berücksichtigt werden. Durch die Verwaltung von Metadaten können Rechnungen im DMS auf einfache Weise gefunden werden. Da Rechnungen in vielen weiteren Prozessen (bspw. im Vertragscontrolling im Rahmen des Vertragsmanagements) eine Rolle spielen, soll das DMS dafür sorgen, dass die Rechnungen auch für die andere Prozesse nutzbar gemacht werden können.

Die Ziele des Teilprojekts sind:

• Zentrale Ablage für den SAP-Eingangsrechnungsprozess (SAP VIM) und revisionssichere und rechtskonforme Ablage der eingescannten Papierrechnungen sowie der elektronischen Rechnungen aus dem SAP VIM Rechnungsprozess. 
• Automatisierter Abgleich der Metadaten aus SAP mit dem DMS.  
• Ergänzen und Ablegen von zusätzlichen Dokumenten bzw. Dokumentenarten, z. B. nachträglich eingehende interne Prüfungsvermerke oder nachträglich hinzugekommene Anlagen zu einem Rechnungsworkflow. 

Die beteiligten Abteilungen sind:

• Finanzen
• CCC Kompetenzzentrum für SAP, Hannover

Status: Start in 2024

Wann wird das DMS auch in Ihrem Arbeitskontext relevant werden?

• Wenn Prozesse, die aus Ihrer Abteilung heraus gesteuert werden, mit Unterstützung des DMS ablaufen sollen (z.B. Sitzungsmanagement, Akkreditierungsverfahren),  
• wenn in Ihrer Einrichtung eine Akte künftig elektronisch geführt werden soll (z.B. Drittmittelakte, Vergabeakte),
• wenn Ihre Einrichtung sich entscheidet, für eine bessere Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen und im Sinne einer höheren Transparenz über gemeinsame Vorgänge das DMS zu nutzen, …

… loten wir gemeinsam die konkreten Bedarfe, Querverbindungen in andere Bereiche/Projekte und die zeitliche Planung aus. Kommen Sie gerne direkt auf uns zu.

Im DMS Forum berichten wir zum aktuellen Stand im Projekt und stehen für Ihre Rückfragen zur Verfügung. Die Veranstaltungen bieten Raum für den gegenseitigen Austausch und richten sich an alle Beschäftigten der Universität.

Sechstes DMS Forum am 21. November 2024 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) d.3, mit dem wir nach und nach die Verwaltungsprozesse digitalisieren werden, ist seit dem Sommersemester 2024 produktiv im Einsatz. Wir haben den Prozess der Beantragung, Prüfung und Erteilung von Lehraufträgen komplett ins DMS verlegt und sowohl an den Fakultäten, am College und am International Center als auch in der Personalabteilung wird nun direkt im d.3 gearbeitet. Damit haben wir einen wichtigen Schritt im Gesamtprojekt geschafft.

6. DMS Forum am 21. November 2024

Fünftes DMS Forum am 10. November 2023

Die Arbeit im DMS-Projekt ist in den letzten Wochen vorangeschritten. Im Lehrauftragsprojekt sind bereits erste Workflows für die Anmeldung und Beantragung von Lehraufträgen für die Fakultäten und Schools im System programmiert. Im Teilprojekt Vertragsmanagement wurden Strukturen für eine einrichtungsübergreifende Lösung zur Aktenablage entwickelt. Auch der Fachausschuss hat sich mehrfach getroffen, um über eine universitätsweite Ablagestruktur im DMS nachzudenken. Im nächsten DMS-Forum möchten wir Ihnen erste Einblicke in das System und konkret in die Vertragsablage geben. 

5. DMS Forum am 10. November 2023

Viertes DMS Forum am 21. Juni 2023

das Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist im Herbst 2022 gestartet und wir stecken gemeinsam mit vielen Kolleg:innen in den Fachabteilungen bereits tief in der Arbeit. Eingestiegen sind wir mit zwei Teilprojekten: „Digitalisierung des Prozesses zur Beantragung und Erteilung von Lehraufträgen“ und „Digitale Ablage von Vertragsakten und Digitalisierung der Vertragsmanagementprozesse“. Darüber hinaus beschäftigen uns übergeordnete Themen wie die Einführung eines elektronischen Aktenplans und einer elektronischen Schriftgutverwaltung. Im nächsten Forum DMS möchten wir Ihnen gerne den aktuellen Entwicklungsstand des Projektes vorstellen und für Ihre Fragen zur Verfügung stehen. 

4. DMS Forum, 21. Juni 2023 

Drittes DMS Forum am 13. Oktober 2022

Im Oktober 2022 haben wir im DMS Forum zurückgeblickt auf ein einjähriges EU-weites Vergabeverfahren, das wir mit Unterstützung insbesondere der Vergabestelle im Sommer 2022 mit der Zuschlagserteilung abschließen konnten. Was kann ein DMS? Und wie wollen wir es einsetzen? Auch auf diese grundlegenden Fragen sind wir im DMS Forum noch einmal eingegangen. Wir haben die Zielsetzungen der sechs Teilprojekte, mit denen wir in den nächsten 5 Jahren in die elektronische Aktenführung und die elektronische Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung der Leuphana einsteigen wollen, konkreter vorgestellt und die Projektstruktur erläutert. Die Folien zum dritten DMS Forum finden Sie im Folgenden und können dort alles auch noch einmal nachlesen:

3. DMS Forum, 13. Oktober 2022 

Zweites DMS Forum am 23. Juni 2021

In der zweiten Veranstaltung zum DMS-Projekt ging es in erster Linie darum, die konkreten Inhalte der ausgewählten Pilotbereiche vorzustellen. Im Rahmen dieses Projekts ist es geplant, in vier klar abgegrenzten Pilotbereichen ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Die Einführung des DMS in Pilotbereichen hat den großen Vorteil, dass die Funktionalitäten des neuen Systems zunächst in kleinerem Rahmen ausgiebig getestet werden können und Erfahrungen im Umgang mit dem neuen System gesammelt werden können bevor das DMS auf die gesamte Universität ausgerollt wird.
Bei den vier Pilotbereichen handelt es sich um die Themen Vertragsmanagement, elektronische Studierendenakte, E-Rechnung und Lehraufträge. Ein fünftes Thema- die elektronische Personalakte- wird optional in die Ausschreibung mit aufgenommen. Dies bedeutet, dass erst im weiteren Verlauf der Ausschreibung entschieden wird, ob die elektronische Personalakte ebenfalls im Rahmen dieses Projekts umgesetzt wird. Die zeitliche Planung des Projekts sieht aktuell vor, dass die zuvor genannten Pilotbereiche bis Mitte 2025 in den Arbeitsalltag der Beschäftigten überführt werden.
Weiterführende Informationen zu den einzelnen Pilotbereichen sowie deren zeitliche Umsetzung finden Sie in den Unterlagen zur Veranstaltung:

2. DMS Forum, 23. Juni 2021

Erstes DMS Forum am 10. März 2021

In der ersten Informationsveranstaltung zum DMS-Projekt ging es zunächst darum, die Zielsetzung des Projekts vorzustellen sowie dessen Zeitplanung und organisatorische Aufhängung aufzuzeigen. Darüber hinaus wurde die Veranstaltung dafür genutzt, um die grundsätzliche Funktionsweise eines DMS zu erläutern. Die Unterlagen zum ersten Forum DMS können Sie nachträglich einsehen:

1. DMS Forum, 10. März 2021

Im Rahmen dieser Veranstaltung wurde eine kurze Befragung durchgeführt. Die Umfragergebnisse können Sie sich hier anschauen.