Digitale Prozesse und Anträge Dekanat Management und Technologie

Liebe Mitglieder der Fakultät, 

wir bereits im Mai angekündigt, wird das Dekanat M&T ab Herbst nur noch (echte) digitale Dokumente, Formulare und Anträge weiterverarbeiten. Dies bedeutet, dass wir keine eingescannten Dokumente oder Papier mehr annehmen können. Mittlerweile sind so gut wie alle Antragsformulare auf zertifizierte Unterschriften umgestellt, dass dies problemlos umzusetzen ist. Sie brauchen dafür kein Adobe Professional, sondern Formulare können mit dem Acrobat Reader ausgefüllt und unterschrieben werden. 

Falls Sie noch keine zertifizierter Unterschrift haben: 
https://anleitungen.leuphana.de/doku.php/digitale_signaturen/start 

Wir haben hier für Sie eine Übersicht über die gängigen Vorgänge/Prozesse, die über das Dekanat eingereicht und verarbeitet werden veröffentlicht. 

Wir bemühen uns um zügige Prozesse im Zusammenspiel mit den zentralen Abteilungen und Diensten. Sie helfen uns, wenn Sie die Unterlagen vollständig und bestenfalls in einer Mail an das Dekanat senden. Schicken Sie bitte die Unterlagen NICHT parallel (analog oder digital) an die Personalabteilung, Gleichstellung oder Personalrat, wenn diese ÜBER das Dekanat eingereicht werden müssen. I.d.R. können die anderen Abteilungen ohne uns nicht tätig werden und unnötig volle Postfächer machen die Prozesse nicht schneller, sondern führen zu Verwirrung.  

Bei Fragen, melden Sie sich gern bei uns bzw. mir. 

Mit besten Grüßen 

Simon Burandt 

*** Stand 2023/09 ***

Anträge auf Ausschreibung (neu) 

• Bitte benutzen Sie immer jeweils das aktuelle Formular (Intranet) mit Unterschriftenfelder 

• Bitte füllen Sie neben dem Antrag auf Ausschreibung (bitte alle Felder ausfüllen) auch das Tätikgeitsbeschreibungsformular, die Stellenausschreibung sowie die Angaben zur Befristung 
    

Alle Anträge auf Einstellung von WiMis und MTVs 

• ALLE Einstellungen von WiMis und MTVs laufen über das Dekanat.  
  Denken Sie bitte hier daran, dass die Anträge von den Kostenstellenverantwortlichen/ Leitungen oder von durch sie entsprechend beauftragte Personen zertifiziert unterschrieben sein müssen und ALLE Dokumente digital bei uns eingereicht werden (kein Scan!)
  
  • Antrag auf Einstellung → kann digitale Unterschrift
  
  • Arbeitsplatzbeschreibung, Stellenausschreibung → digital einreichen
  
  • Angaben zur Befristung → digital einreichen 

• Bitte geben sie die Kostenstelle, Stellennummer etc. auf jeden Fall an und senden die Unterlagen bitte vollständig und bestenfalls in einer Mail an das Dekanat

• Schicken Sie die Unterlagen bitte NICHT parallel (analog oder digital) an die Personalabteilung, Gleichstellung oder Personalrat

• Falls bestimmte Absprachen in Bezug auf Umfang, Finanzierung o.ä. ohne Beteilung des Dekanats stattgefunden haben, hängen Sie diese bitte mit an. Das spart uns und der Personalabteilung viel Zeit, den Dingen auf den Grund zu gehen
   

Anträge auf Einstellung von SHK 

• Zur Erinnerung: Personalservice und Dekanat haben im Nov 2021 vereinbart, dass Anträge zur Einstellung von SHKs aus Drittmitteln, Institutsmitteln oder Budgets der Professuren direkt an den Personalservice übermittelt werden können (und nicht mehr vom Dekanat freigegeben werden). Verwenden Sie bitte auch hier gern den digitalen Weg zur Personalabteilung
  
  → Alle Anträge/Verträge, die aus Sondermitteln SQM oder zentralen Mitteln der Fakultät finanziert werden, werden über das Studiendekanat gestellt, da dort die Kostenstellenverantwortlichkeit liegt
   

Dienstreiseanträge (Ausland, PKW Nutzung) 

• Formular kann digitale Unterschrift 

• Auf dem Dienstreiseantrag muss auf jeden Fall der Reisende als auch der Dienstvorgesetze/Budgetstellenverantworliche unterschreiben 

• Professuren: Übermitteln Sie Ihren Antrag für die  Auslandsreise und ggf. den A1-Antrag bitte über das Dekanat nach Möglichkeit spätestens 14 Tage vor Antritt der Dienstreise an Frau Verbeet / Frau Krohn (Personal und Recht) / Bei Reise im Inland mit PKW als Sonderbeförferung erfolgt die Genehmgung durch den Dekan - Antrag bitte im Geschäftzimmer einreichen.

•  WiMi/Lehrende: bitte DR Anträge z.K. im Dekanat einreichen  

Buchungsanweisungen / Auslagenerstattungen 

• Formular "normale" Kreditoren BA kann digitale Unterschrift 
  → bitte bei Buchungen über das Dekanat, z.B. SQM Zahlungen Sachmittel, Innovative Projekte, Umbuchungen etc. zertifiziert unterschrieben digital über das Dekanat einreichen (kein Scan) 

• Auslagenerstattungen bitte trotzdem zertifiziert unterschreiben und digital einreichen (kein Scan) 
   

Lehraufträge 

• Lehraufträge werden voraussichtlich ab SoSe 24 über das Dokumentenmanagementsystem beantragt. Wenn Lehraufträge für das WiSe 23/24 nachgemeldet werden müssen, verwenden Sie bitte das pdf-Formular. Das Formular muss nicht unterschrieben werden
   

Promotion 

• Die zentralen Formulare sind noch nicht direkt für digitale Unterschrift optimiert → trotzdem sehr gern zertifiziert unterschreiben und digital einreichen (kein Scan),  

• Externe Personen müssen leider noch analog unterschreiben 

• (Antrag auf Zulassung läuft über Studierendenservice muss im Original mit Anlagen eingereicht werden)  

• Disputationsprotokoll → im Dekanat einreichen mit zertifizierter Unterschrift  

• Revisionsschein→ im Dekanat einreichen mit zertifizierter Unterschrift 
   

Urlaubsanträge 

• Formular kann digitale Unterschrift 

• Professuren bitte an urlaub@leuphana.de und das dekanat.mt@leuphana.de in cc. zur Info einreichen 
   

Gastvorträge 

• Formular kann digitale Unterschrift → bitte digital im Dekanat bzw. Studiendekanat einreichen (kein Scan) 
   

Nebentätigkeitsanzeigen 

• Das Formular ist leider noch nicht für digitale Unterschrift optimiert → trotzdem sehr gern zertifiziert unterschreiben und digital einreichen (kein Scan)