Abteilung Finanzen

Was ist eine Anlage?

Wenn der Wert eines Gebrauchsgegenstandes über 250 € liegt und der Gebrauchsgegenstand bestimmte Kriterien erfüllt, handelt es sich um eine Anlage. Informationen dazu finden Sie unter Buchungsanweisungen/Anlagen. Auskunft dazu geben Ihnen auch gerne die Mitarbeiterinnen der Anlagenbuchhaltung, Anja Borchers und Marina Scheer.

Was muss ich bei Auslandsüberweisungen beachten?

Bitte verwenden Sie für Auslandsüberweisungen das Formular Auslandsüberweisungen. Geben Sie bei Überweisungen innerhalb der EU bitte immer die IBAN/BIC an, damit die Überweisung kostenfrei ist. Bei Überweisungen außerhalb der EU ist der SWIFT-Code anzugeben.

Falls Sie im Namen der Leuphana Universität Lüneburg Rechnungen ausstellen, geben Sie bitte folgende Bankverbindung an:

Norddeutsche Landesbank
Friedrichswall 10
30159 Hannover
IBAN: DE64 2505 0000 0106 0322 61
BIC/SWIFT: NOLADE2HXXX

Ab welchem Auftragswert muss ich Vergleichsangebote einholen?

Ab einem Auftragswert von 1.000 € netto müssen mindestens 3 Vergleichsangebote eingeholt werden.

Muss ich bei jeder Beschaffung einen Vergabevermerk anfertigen?

Ab einem Auftragswert von 1.000 € netto muss der Rechnung ein Vergabevermerk beigefügt werden.

Es sind Ausgaben über 5.000 € netto geplant. Muss ich irgendwas beachten?

Bei Ausgaben über 5.000 € reichen Sie bitte grundsätzlich eine Bedarfsmeldung ein. Bitte nutzen Sie dafür das entsprechende Formular. Dieses finden Sie auf der Seite Beschaffungs- und Vergabewesen oder im Formularschrank.

Wo bestelle ich Büromaterial?

Für Büroverbrauchsmaterial gibt es einen Rahmenvertrag, derzeit mit der Firma Allpremio. Für Kopierpapier gibt es einen separaten Vertrag mit Lyreco.

Muss ich alle Büroverbauchsmaterialien über den Rahmenvertrag bestellen?

Ja, dort sind alle Verbrauchsmaterialien (Stifte, Trennblätter, Ordner etc.) zu bestellen.

Kann jeder Mitarbeiter Büroverbrauchsmaterial und Kopierpapier bestellen?

Zum Bestellen benötigen Sie einen Shop-Zugang. Diesen beantragen Sie nach Rücksprache mit Ihrem Fachbereich bei Frau Gabriele Rostek oder Michelle Cohrs.

Ich brauche Toner für meinen Arbeitsplatzdrucker. Wo bekomme ich diesen?

• Toner bekommen Sie über den IT-Service. Dort findet eine zentrale Beschaffung statt.

Was muss ich hinsichtlich der Bewirtung von Gästen beachten?

Als eine gemeinnützige und überwiegend aus Steuergeldern finanzierte öffentliche Einrichtung gelten für die Leuphana Universität strenge haushaltsrechtliche und steuerrechtliche Anforderungen bei der Verausgabung ihrer Mittel. Dies gilt insbesondere auch für die Ausgaben für Bewirtung und Repräsentationen.

Aus Gründen der Außenwirkung und der Höflichkeit, zur Pflege der universitären Gemeinschaft oder zur Gewährleistung des kontinuierlichen und ordnungsgemäßen Ablaufs von Veranstaltungen kann es jedoch erforderlich sein, in bestimmten Fällen Ausgaben für Bewirtung und sonstige Repräsentationszwecke zu tätigen. In solchen Fällen sind die Ausgaben an den für öffentlich finanzierte Einrichtungen geltenden Maßstäben, insbesondere an den haushaltsrechtlichen Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu bemessen. Die in privatwirtschaftlichen Unternehmen mögliche Praxis der Kontaktpflege kann für die Leuphana Universität nicht als Vergleichsmaßstab herangezogen werden.

Bitte sehen Sie hierzu auch die Richtlinie zu Bewirtungs- und Repräsentationskosten (Bewirtungsrichtlinie).

Sofern eine gesonderte Zustimmung des für Finanzen zustänidgen Präsidiumsmitglieds erforderlich ist (vgl. Ziff. 3.2 Bewirtungsrichtlinie), ist rechtzeitig vor der geplanten Veranstaltung (2 Wochen vorher) ein Antrag zur Genehmigung der Bewirtungs- und Repräsentationsaufwendungen über die Abteilung Finanzen zu stellen.

Wo finde ich Vordrucke für diverse Buchungsanweisungen?

Vordrucke für Buchungsanweisungen finden Sie im Intranet auf den Seiten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie der Anlagenbuchhaltung.

Welche Buchungsanweisungen sind bei Eingangs- bzw. bei Ausgangsrechnungen zu verwenden?

Bei Eingangsrechnungen sowie Gutschriften für Eingangsrechnungen verwenden Sie die Buchungsanweisung Kreditor. Falls der Wert eines erworbenen Gegenstandes über 250€ beträgt, handelt es sich evtl. um eine Anlage. In diesem Fall verwenden Sie bitte die Buchungsanweisung Anlagen. Bei Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften für Ausgangsrechnungen verwenden Sie die Buchungsanweisung Debitor.

An wen wende ich mich bzgl. Mittelabruf oder Zahlungsanforderung bzw. Zwischen- und Verwendungsnachweise?

Dies kann je nach Art des Projektes unterschiedlich sein. Ansprechpartner/in ist grundsätzlich der bzw. die Projektverantwortliche in Absprache mit der Drittmittelverwaltung. Die/Den zuständigen Drittmittelsachbearbeiter/in entnehmen Sie bitte der Übersicht über die Projektzuständigkeiten.

Muss zu jedem Projekt eine Drittmittelanzeige ausgefüllt werden?

Grundsätzlich ja. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Drittmittelsachbearbeiterin bwz. Ihren Drittmittelsachbearbeiter.

Wohin kann ich mich bei steuerrechtlichen Fragen in Bezug auf Drittmittelprojekte wenden?

Bitte wenden Sie sich an den Bereich Steuern der Abteilung Finanzen.

Wo erhalte ich eine Inventarnummer?

Eine Inventarnummer für Ihren Anlagengegenstand bekommen Sie entweder von Ihrem zuständigen Dekanat bzw. Ihrer zuständigen zentralen Einrichtung oder von den Mitarbeiterinnen der Anlagenbuchhaltung, Frau Anja Borchers und Frau Marina Scheer.

Sind Kosten für Mitgliedschaften erstattungsfähig?

Mitgliedschaften dürfen nur dann abgeschlossen werden, wenn der Universität ein wirtschaftlicher Gegenwert (z.B. in Form günstigerer Tagungskosten, dem Zugang zu wissenschaftlichen Datenbanken, im Bezug von Zeitschriften) entsteht.
Bitte fügen Sie der eingereichten Rechnung eine entsprechende Begründung über den entstandenen wirtschaftlichen Vorteil der Mitgliedschaft bei.
Umfangreiche Informationen über die Erstattungsfähigkeit von institutionellen und persönlichen Mitgliedschaften finden Sie in diesem Informationsblatt der Abteilung Finanzen.

Weshalb muss ich bei Honoraren und Reisekostenpauschalen an Privatpersonen die Privatadresse und das zuständige Finanzamt angeben?

Die Leuphana Universität Lüneburg ist dem zuständigen Finanzamt gegenüber für diese Zahlungen meldepflichtig und informiert den Zahlungsempfänger zudem über diese Meldungen.

Wann erlischt der Anspruch auf eine Reisekostenvergütung?

Der Anspruch auf eine Reisekostenvergütung erlischt, wenn diese nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird.

Ich habe für eine Dienstreise einen Reisekostenvorschuss erhalten. Gilt für diese Vorschussverrechnung eine sechsmonatige Ausschlussfrist?

Innerhalb von zwei Wochen nach Beendigung der Dienstreise muss eine Reisekostenabrechnung beim Sachbearbeiter eingereicht werden, damit eine Vorschussverrechnung erfolgen kann.

Welche Kilometerpauschale bekomme ich, wenn ich eine Dienstreise mit meinem privaten Wagen durchführe?

• 25 Cent Kilometerpauschale (bis zu einem Höchstbetrag von 125,00 Euro pro Dienstreise)
• Parkgebühren bis max. 5,00 Euro pro Tag

Wie kann ich herausfinden, welches Sachkonto ich auf meiner Buchungsanweisung angeben muss?

Eine Übersicht über geeignete Aufwandskonten (bei Eingangsrechnungen) und Ertragskonten (bei Ausgangsrechnungen) finden Sie im Kontenplan.

Was ist die Besonderheit bei Sondermitteln gegenüber den sonstigen Drittmitteln?

Sondermittel sind Zuweisungen des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur, die die Hochschule zusätzlich zu ihrer Grundfinanzierung aus anderen Haushaltskapiteln des Landes erhält. Auch Mittelzuweisungen anderer Fachministerien außer dem Wissenschaftsministerium zählen zu den Sondermitteln des Landes.
Das Land Niedersachsen stellt für besondere Projekte Geld zur Verfügung, welches durch niedersächsische Forschungseinrichtungen beantragt und abgerufen werden kann.