Auswahl und Einstellung

Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen werden zunächst in der Abteilung Personal gesammelt. Die Personalabteilung nimmt eine erste Sichtung der Bewerbungsunterlagen vor und unterstützt die auswählenden Einrichtungen und Personen bei der Organisation des Auswahlprozesses wie im folgenden Prozess dargestellt.

PERSONALRECHTLICHE BEFUGNISSE BEI DER AUSWAHL UND EINSTELLUNG VON BESCHÄFTIGTEN

Bei der Eingruppierung und Stufenzuordnung im Rahmen von Auswahl- und Einstellungsverfahren – einschließlich ggf. einer Vorweggewährung von Stufen – handelt es sich um personalrechtliche Maßnahmen, über die nur der Präsident als Dienstvorgesetzter oder von ihm bevollmächtigte bzw. beauftragte Personen zu entscheiden haben. Die Bearbeitung dieser Angelegenheiten erfolgt ausschließlich zentral durch die Abteilung Personal.

Als auswählende Person bedenken Sie bitte, dass sich die Vorstellungen der Bewerber*innen nicht immer umsetzen lassen und Außenstehende nicht unterscheiden können, welche Stelle bzw. welche Mitglieder der Universität hier verbindliche Auskünfte geben dürfen. Vermeiden Sie bitte Irritationen der Bewerber*innen, die wir ja für die Universität gewinnen wollen, indem Sie als auswählende Person oder Einrichtung Aussagen zur Eingruppierung und Stufenzuordnung unterlassen.

Bitte beteiligen Sie daher die Abteilung Personal so rechtzeitig, dass eine Entscheidung über die Eingruppierung und Stufenzuordnung vor einer Einstellungszusage bzw. vor einem Vertragsabschluss getroffen werden kann. Die Personalabteilung wird die erforderliche personalrechtliche Entscheidung im Auftrag des Präsidenten entweder selber treffen oder eine solche herbeiführen. Außerdem veranlasst sie die ggf. erforderliche Beteiligung des Personalrats und weitere Beteiligungen.

Für diesen Verfahrensschritt sollte eine Zeitspanne von ca. zwei Wochen eingeplant werden. Sollte eine Beteiligung des Personalrats erforderlich sein (z.B. bei der Neueinstellung von Verwaltungspersonal) kann sich dieser Zeitraum auf bis zu ca. vier Wochen verlängern.

Es kann weder im Interesse der jeweiligen Organisationseinheit noch der Institution insgesamt sein, Bewerber*innen zu verärgern oder es gar zu Rechtsstreitigkeiten kommen zu lassen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Universität hier strikt vorgehen muss und Äußerungen zur Eingruppierung und Stufenzuordnung von dazu nicht berechtigten Personen nicht hinnehmen kann. Für weitere Auskünfte hier steht Ihnen die Abteilung Personal gerne zur Verfügung.

BETEILIGUNG DER PERSONALVERTRETUNGEN

Da die Einstellung, Wiederbesetzung und Aufstockung von Stellen mitbestimmungspflichtig ist, werden der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und ggf. die Vertrauensperson für Schwerbehinderte am Auswahl- und Einstellungsprozess durch die Abteilung Personal beteiligt. Die beteiligten Vertretungen werden informiert, welche Stellen ausgeschrieben worden sind, wie viele Personen sich auf die Stellen beworben haben und wer eingeladen wird.

Der Personalrat wird nach Versenden der Einladungen durch die Personalabteilung über die Termine für Auswahlgespräch informiert und nimmt i.d.R. an allen Gesprächen teil. Die Gleichstellungsbeauftragte wird bei unbefristeten wissenschaftlichen Stellen durch die Personalabteilung vor Versenden der Einladungen bei der Terminfindung mitbeteiligt. Über alle anderen Vorstellungsgespräche wird die Gleichstellungsbeauftragte nach Versenden der Einladungen informiert. Sollten sich schwerbehinderte Personen beworben haben, wird vor Versendung der Einladungen auch die Vertrauensperson für Schwerbehinderte mit in die Terminfindung einbezogen.

1. Bewerbungen erfassen: Bewerbungen gehen im Ausschreibungszeitraum ausschließlich beim Personalservice ein. Sollten Bewerbungen bei Ihnen eingehen und nicht erkennbar sein, dass sie auch an bewerbung@leuphana.de geschickt wurden, weisen Sie die Bewerber*innen bitte darauf hin, dass sie ihre Bewerbung an diese Adresse senden, die auch in jeder Stellenausschreibung angegeben ist. Bitte leiten Sie die Bewerbung der Person nicht intern weiter und löschen diese spätestens nach erfolgter Auswahlentscheidung unwiderruflich aus Ihrem Postfach. Der Personalservice schickt allen Bewerber*innen eine Eingangsbestätigung. Sobald alle Bewerbungen gespeichert und erfasst sind, erhalten Sie eine Information per E-Mail.
2. Bewerbungsfrist verlängern: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, bei der Personalabteilung nachzufragen, wie der Stand der eingegangenen Bewerbungen ist und zu klären, ob ggf. eine Verlängerung der Ausschreibungsfrist sinnvoll ist.
3. Bewerbungsunterlagen prüfen: Nach Ablauf der Ausschreibungsfrist nimmt die Personalabteilung eine erste Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen vor (Vollständigkeit der Unterlagen) und sendet diese an die ausschreibende Einrichtung und den Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung (sofern Bewerbungen von Schwerbehinderten vorliegen). Bewerbungen dürfen aus Datenschutzgründen nicht via E-Mail versendet werden. Bitte nutzen Sie ggf. den Dienst myshare.leuphana.de. Alle Daten müssen nach erfolgter Einstellungsentscheidung unwiderruflich von allen Medien gelöscht werden und Ausdrucke vernichtet werden. Postbewerbungen sind an die Personalabteilung zurückzugeben.
4. Vorauswahl durchführen: Im nächsten Schritt nehmen Sie als ausschreibende Person bzw. Einrichtung eine Sichtung und Analyse der Bewerbungsunterlagen vor. Dies stellt den Ausgangspunkt der Personalauswahl dar. Die Vorauswahl wird in erster Linie durch die jeweilige beantragte Einrichtung vorgenommen. Dabei steht Ihnen die Personalabteilung beratend zur Seite und begleitet diesen Prozess administrativ. Die Bewerbungen werden anhand des Anforderungsprofils bewertet. Auf dieser Grundlage erfolgt eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
5. Vorstellungsgespräche organisieren: Im Anschluss teilen Sie der Personalabteilung mit, welche Bewerber*innen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen. Die Personalabteilung nimmt eine formale Prüfung der Einstellungsvoraussetzungen der einzuladenden Bewerber*innen vor, involviert alle zu beteiligenden Mitglieder der Auswahlkommission bzw. Vertretungen, stimmt die Termine der Vorstellungsgespräche mit diesen ab und versendet die Einladungen an die Bewerber*innen. Senden Sie hierzu bitte folgende Informationen an bewerbung@leuphana.de:
   • Namen der Mitglieder der Auswahlkommission, sofern Sie aus fachlichen Gründen weitere Personen an der Auswahl beteiligen wollen.
   • Namen der einzuladenden Personen.
   • Datum der Vorstellungsgespräche: Bitte beachten Sie, dass nicht zu kurzfristig eingeladen werden soll, damit sich die Bewerber*innen und die Gremien auf das Datum einstellen können. l.d.R. sollen Einladungen spätestens 2 Wochen vor den Gesprächen erfolgen.
   • Beginn der Vorstellungsgespräche, Dauer der einzelnen Gespräche, Dauer der Pause zwischen den einzelnen Gesprächen, oder senden Sie uns gerne auch schon die genauen Uhrzeiten.
   • Raumnummer des Raumes, in dem die Gespräche stattfinden sollen. Die Buchung des Raumes erfolgt nicht durch den Personalservice. Falls die Gespräche in der ersten Runde über ZOOM stattfinden sollen, schicken Sie bitte einen Einwahllink (bitte wählen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bzw. durchgehende Verschlüsselung und machen Sie von dem Warteraum Gebrauch, damit nachfolgende Bewerber*innen nicht vorherigen Gesprächen beiwohnen können).
6. Vorstellungsgespräche durchführen: Sie führen mit den beteiligten Gremien und ggf. weiteren Personen die Vorstellungsgespräche und dokumentieren diese. An dem Vorstellungsgespräch nehmen Vertreter*innen der Einrichtungen, Personalrat, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung (wenn Bewerber mit Behinderungen teilnehmen) und ggf. eine Vertreterin des Personalservice teil.
   Das Vorstellungsgespräch dient der endgültigen Entscheidungsfindung für die Stellenbesetzung. Nach dem Gespräch werden Sie entscheiden, ob die Person zu Ihrer Einrichtung und zu den anderen Mitarbeiter*innen passt. Ebenso wird die Person auf der Grundlage Ihrer Informationen und des Eindrucks, den Sie über die Einrichtung vermittelt haben, entscheiden, ob sie die Stelle bei Ihnen antreten möchte oder ihre Bewerbung zurückzieht.
7. Person auswählen: Zum Abschluss des Verfahrens erfolgt die Auswahl einer Person auf der Grundlage der Bewerbungsunterlagen und des Vorstellungsgespräches.
   Auswahlentscheidungen sind gemäß dem Verfassungsgrundsatz des Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz und gemäß § 9 des Niedersächsischen Beamtengesetzes nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen. Darüber hinaus sind die Vorschriften des §4 des Landesgleichstellungsgesetzes und der §§80 ff. des Sozialgesetzbuches IX zwingend zu beachten. Weiter wird auf der Grundlage des Anforderungsprofils und ggf. der eingesetzten weiteren Auswahlinstrumente für jede*n Bewerber*in der Grad der Erfüllung der Kriterien festgestellt und damit die Platzierung entschieden. Das gesamte Auswahlverfahren ist so zu dokumentieren, dass die Auswahlentscheidung auch für befugte Dritte nachvollziehbar ist.
8. Einstellungsantrag stellen: Mit der Entscheidung für eine Person leiten Sie bitte die folgenden Unterlagen an die Abteilung Personal an bewerbung@leuphana.de weiter:
   • ANTRAG AUF EINSTELLUNG: inkl. zusätzlichen Angaben zur Befristung
   • AUSWAHLBEGRÜNDUNG: Aus der Auswahlbegründung muss hervorgehen, warum Sie sich im Vergleich zu allen anderen Bewerber*innen für die ausgewählte Person entschieden haben. Erstellen Sie am besten eine Rangfolge der Personen, die Sie für geeignet für die Stelle halten, da die erstplatzierte Person ggf. das Angebot ablehnen könnte. Diese Auswahlbegründung dient der Nachvollziehbarkeit Ihrer Entscheidung. Je umfangreicher die Auswahlbegründung ist, umso besser.
   • ZUWENDUNGSBESCHEIDfalls es sich um ein Drittmittelprojekt handelt und der Bescheid zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht vorlag.
   • Das Formular QUALIFIZIERUNGSGESPRÄCH (für Promotionsvorhaben oder andere Qualifizierungsziele) oder KARRIEREGESPRÄCH (für Postdoc-Stellen). Diese Formulare werden nicht benötigt, wenn es sich um eine Beschäftigung in einem Drittmittelprojekt handelt und das Befristungsende der Stelle dem Datum des Projektendes entspricht.
   • Damit die Personalabteilung die von Ihnen beantragte Personalmaßnahme fristgerecht bearbeiten kann, ist es nötig, dass uns entsprechende Anträge vollständig ausgefüllt und unterschrieben spätestens sechs Wochen vor dem gewünschten Umsetzungstermin vorliegen. Aus arbeitsrechtlichen Gründen können befristete Arbeitsverträge nicht rückwirkend geschlossen werden.
9. Absagen verschicken: Die Personalabteilung versendet erst Absagen, wenn die Auswahl erfolgt ist und der Antrag auf Einstellung für die einzustellende Person vorliegt, spätestens jedoch nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Es ist ratsam in den Gesprächen mitzuteilen, dass eine Entscheidung z.B. innerhalb der nächsten 2 Wochen getroffen wird und mit einer Absage zu rechnen sei, falls die Person bis dahin noch keine Mitteilung erhalten habe. Möchten Sie den gehörten Personen schon bereits nach erfolgter mündlicher Zusage durch die ausgewählte Person eine telefonische Mitteilung geben, können Sie dies gerne nach Rücksprache mit dem Personalservice tun.
10. Probezeit einhalten: Die Probezeit dauert im Bereich des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) grundsätzlich 6 Monate. Nur bei Beschäftigten, die ohne sachlichen Grund beschäftigt werden, dauert die Probezeit 6 Wochen. Während der Probezeit ist eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsschluss möglich.
    Während der Probezeit bzw. Wartezeit von 6 Monaten soll grundsätzlich noch kein Urlaub genommen werden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte rechtzeitig an die Personalabteilung unter urlaub@leuphana.de, um die Möglichkeiten der Freistellung bzw. Urlaubsgewährung abzustimmen.

Mit dem Antrag auf Einstellung endet das Stellenausschreibungs- und Bewerbungsverfahren. Alle weiteren Informationen zum weiteren Einstellungsverfahren und zum Vertragsabschluss sowie die für Sie zuständigen Sachbearbeiter*innen finden Sie unter LINK.

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EINRICHTEN DES ARBEITSPLATZES

Mit dem Antrag auf Einstellung endet das Stellenausschreibungs- und Bewerbungsverfahren. Die Sachbearbeiter:innen in der Abteilung Personal nehmen Kontakt zur ausgewählten Person auf, um die Vertragsunterzeichnung vorzunehmen. Sobald die von Ihnen ausgewählte Person den Vertrag unterzeichnet hat, können Sie die folgenden Schritte angehen:

1. Einstellungsanzeige übermitteln: Rechtzeitig vor Stellenantritt der:des neuen Kolleg:in übermitteln Sie die so genannte ÄNDERUNGSMITTEILUNG an Frau Strietzel im Gebäudemanagement, damit eine Telefonnummer vergeben, ein Türschild erstellt, Netzwerkanschlüsse eingerichtet und weitere organisatorische Maßnahmen vorgenommen werden können. Die "Änderungsanzeige" ist zudem wichtig, um Schließberechtigungen für Büroräume vergeben zu können. Schlüssel und Schließberechtigungen erhält die:der neue Kolleg:in dann direkt bei Herrn Seidel in der Schlüsselverwaltung.
2. Einrichten des Arbeitsplatzes: Sollte Mobiliar für die:den neuen Kolleg:in bestellt werden müssen, wenden Sie sich unter moebel@leuphana.de an die Kolleg:innen im Gebäudemanagement. Notwendige technische Infrastruktur wie Rechner, Bildschirme, etc. können Sie über das DV-Formular beim IT-Service bestellen und einrichten lassen. Der Leuphana-Account wird automatisch für die:den neuen Kolleg:in erstellt, sobald der Vertrag unterzeichnet und die eingestellte Person in SAP angelegt ist.

Im Folgenden finden Sie die Sachbearbeiter:innen, die u.a. Einstellungsverfahren für Ihre Einrichtung begleiten und für alle weiteren Fragen zur Verfügung stehen. Fragen zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren richten Sie bitte an die Kolleg:innen im Team "Bewerbungsmanagement" unter bewerbung@leuphana.de

Fragen rund um

• Bewerbungsverfahren
•  Vorstellungsgespräche
•  Personalauswahl
•  Beteiligung der Gremien 

sowie alle weiteren Fragen rund um das Ausschreibungs- und Auswahlverfahren richten Sie bitte an die Kolleg:innen im Team "Bewerbungsmanagement":

• Fakultät Bildung
• ZZL
• ZAG
• Professional School
• Graduate School

• Fakultät Management und Technologie
• Careerservice/Alumni/ Fundraising
• Transfer- und Gründungsservice

• Fakultät Nachhaltigkeit
• CGSC
• International Office
• College
• Sprachenzentrum
• Schreibzentrum
• Methodenzentrum

• Sachbearbeitung alle Einrichtungen: Werkverträge, Stellenbewertung
• Sachbearbeitung Tarifbereich, wiss. Hilfskräfte: Fakultät Kulturwissenschaften, GRAKO, MECS, CDC, Kunstraum, Forschungszentrum Digitale Transformation, MIZ

• Universitätsverwaltung/Stabsstellen: Lehrservice, Präsidium, Universitätskommunikation, Finanzen, Personal und Recht Gebäudemanagement, Berufungsmanagement, Campusentwicklung, Gremien, Innenrevision, Team Q, Forschungsservice, Universitätssportzentrum
• Studierendenservice
• Gleichstellungsbüro

• Unterstützung im Bereich Tarifbeschäftigte/Wiss. Hilfskräfte
• Korrespondenz mit der Vergütungsstelle (NLBV)