Organisationsentwicklung

Einführung Dokumentenmanagementsystem

Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung und mit dem Ziel Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, wird die Leuphana ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Wesentliche Informationen rund um das Projekt finden Sie auf der folgenden Seite:

Projekt Einführung eines DMS

Forum Digitale Verwaltung

Das Forum Digitale Verwaltung bietet Informationen, Austausch und Vernetzung für  Einrichtungsleiter*innen. Alle zwei Monate werden kurze Status-Updates zu den laufenden Digitalisierungsprojekten und die Möglichkeit zum Austausch zu aktuellen Themen in den Abteilungen und Einheiten gegeben. Das erste Forum Digitale Verwaltung fand am 18. Februar 2021 statt. Sollten Sie Fragen zum Termin oder den Unterlagen haben, wenden Sie sich gerne an Kirsten Zierold.

Bisherige Termine:

18. Februar 2021 | Themen: Überblick über die aktuelle Systemlandschaft, Stand aktueller Projekte und Ausblick auf Entwicklungsperspektiven (Unterlagen 18. Februar 2021)

15. April 2021 | Themen: Digitalisierung und Prozessoptimierung - Weiterentwicklung Intranet im Bereich Verwaltungsservices, Update und Ausblick SAP-Projekte (Unterlagen 15. April 2021)

10 Juni 2021 | Themen: Aktueller Stand im DMS-Projekt und Einbettung in die strategischen Überlegungen zur Verwaltungsdigitalisierung (Unterlagen 10. Juni 2021)

30. September 2021 | Themen: Aktueller Stand IDM-Projekt

10. Dezember 2021 | Themen: Berichte aus laufenden Projekten (E-Rechnung, DMS, Zeiterfassung), Infos zur Nutzung von Dateien und Metadaten im Intranet, Formulare und digitale Signatur (Unterlagen 10. Dezember 2021)

12. Mai 2022 | Themen: Bericht aus den laufende Projekten (DMS, Zeiterfassung), Umfrage und Austausch zu Kompetenzaufbau durch Digitalisierung (Unterlagen 12. Mai 2022)

Die meisten von uns haben schon einmal erlebt, wie hilfreich der Austausch mit Kolleg*innen ist, die ähnliche Aufgaben zu bewältigen oder geteilte Fragestellungen haben. Die Frage "Wie machst du das eigentlich?" liefert fast immer wertvolle, weil in der Praxis erprobte und bewährte Informationen. Eine Community of Practice (CoP) macht sich dies zu nutze und funktioniert als Austauschformat zu gemeinsamen Interessen, Fragen oder Problemstellungen. Es ist eine Art „Selbsthilfegruppe“, in die jede*r Fragen einbringen kann, um diese mit Gleichgesinnten zu diskutieren und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Wir möchten dieses Format nutzen, um gezielt Themen aufzugreifen, die uns aktuell in unserem Arbeitsalltag beschäftigten und um mit einander und von einander zu lernen.

Wie vermutlich viele von Ihnen sind wir nach Einführung von MS 365 im Team der Organisationsentwicklung (OE) mit großem Enthusiasmus in die Arbeit mit MS Teams eingestiegen. Die Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit, die das Tool bietet, sind vielfältig und jede*r findet sinnvolle Nutzungsszenarien in den verschiedenen Kontexten. Neben der Begeisterung für die Möglichkeiten haben wir zugleich auch festgestellt, dass so ein Tool schnell unübersichtlich werden kann, weil jede*r im Team andere Gewohnheiten in der Kommunikation oder z.B. bei der Dokumentation von Informationen hat. Wir möchten mit Ihnen und Euch gerne in den Erfahrungsaustausch gehen und eine Community of Practice zur Arbeit mit MS Teams ins Leben rufen.

Von einer CoP „MS Teams“ erhoffen wir uns Impulse und konkrete Ideen wie wir MS Teams noch sinnvoller nutzen können und ein paar do’s and don’ts lernen. Wir möchten wissen, welche Erwartungen man an ein solches Kollaborationswerkzeug überhaupt haben kann und wann vielleicht der Einsatz ganz anderer Tools sinnvoller ist. Wir, die Kolleginnen aus der OE, können der CoP „MS Teams“ einen gewissen formalen Rahmen geben, wenn es Bedarf gibt und soweit es dem Zweck dienlich ist. Das entscheiden wir gerne gemeinsam. In erster Linie möchten wir uns auf Augenhöhe begegnen und gemeinsam den Rahmen und die Inhalte der Treffen gestalten.

Wenn Sie Interesse haben, wenden Sie sich gern an uns, die Kolleginnen in der Organisationsentwicklung. Wir treffen uns über Teams und nehmen Sie gerne als neues Mitglied auf. Wir sind überzeugt, dass wir das Treffen klüger verlassen, wenn Sie dabei sind. Seien Sie also herzlich willkommen!

AG Wissensmanagement für Sekretariatsmitarbeiter*innen 

Von September 2019 bis März 2020 hat sich eine Gruppe von Sekretariatsmitarbeiterinnen getroffen, um sich zum Thema Wissensmanagement auszutauschen. Ziel war es, das in den Sekretariaten gebündelte Wissen verfügbar und insbesondere im Kontext der Einarbeitung neuer Kolleg*innen nutzbar zu machen. Hier finden Sie die Ergebnisse dieser Treffen.

AG Organisation von Veranstaltungen

Von September 2019 bis März 2020 haben sich Kolleg*innen aus den verschiedenen Bereichen der Universität getroffen mit einem gemeinsamen Anliegen: In vielen Einrichtungen werden kleinere und größere Veranstaltungen organisiert; Informationen, welche Regelungen bei der Vorbereitung beachtet werden müssen, sowie nützliche Hinweise sind bisher nicht umfassend aufbereitet. Die AG "Organisation von Veranstaltungen" hat vorhandenes Wissen zusammengetragen und stellt dieses in einer chronologischen Planungshilfe allen Kolleg*innen zur Verfügung. Die chronologische Planungshilfe finden Sie hier sowie weitere Informationen.