Veranstaltungen organisieren

Für viele von uns gehört das Organisieren von kleineren und größeren Veranstaltungen zu unserem Aufgabenbereich. Sie finden im folgenden eine chronologische Planungshilfe. Weitere nützliche Informationen rund um die Organisation von Veranstaltungen finden Sie auf der öffentlichen Seite "Rund um die Veranstaltung".

Falls Sie Hinweise haben, die ggf. noch fehlen, oder Informationen, die sich geändert haben, geben Sie uns gerne Bescheid über intranet@leuphana.de

• Legen Sie die Verantwortlichen (z.B. Projektleitung, SHKs) für die verschiedenen Aufgaben fest.
• Machen Sie zumindest eine grobe Zeitplanung und stimmen diese intern ab auf den Semesterbetrieb und ggf. andere davon betroffene Parallelveranstaltungen.
• Achten Sie bitte bei allen Ausführungsschritten auf die entsprechenden Richtlinien zur Vergabe, zu Reisekosten, Gastvorträgen sowie zur Bewirtung.

Eine alphabetische Auflistung von Themen rund um die Organisation von Veranstaltungen und weitere Informationen finden Sie im Veranstaltungs-ABC

Datenschutz und Sicherheit

• Wenden Sie sich bei der Planung bitte frühzeitig an das Datenschutz-Management (datenschutz@leuphana.de) und berücksichtigen Sie die Handreichung für Veranstaltungen. Allgemeine Informationen können Sie dem FAQ-Bereich zum Datenschutz entnehmen.
• Klären Sie mit dem Bereich Veranstaltungsmanagement (Jan Geisler), ob Sie Sicherheitspersonal benötigen.

Evaluation und Dokumentation

• Bereiten Sie die Evaluationsbögen für die Teilnehmer*innen vor.
• Klären Sie vorab, welche Form der Dokumentation gewollt ist (Fotos, Pressemitteilung, etc.).

Finanzen

• Ist die Finanzierung gesichert? Bei Veranstaltungen, die nicht vollständig aus eigenen Mitteln finanziert werden, ist zuerst die Finanzplanung und Kalkulation als Grundlage einer steuerrechtlichen Prüfung notwendig. Planen Sie dafür etwa vier Wochen ein.
• Wichtige Richtlinien, die für Sie relevant sind: Bewirtungsrichtlinie, Reisekostenrichtlinie, Richtlinie Gastvorträge, Vergaberichtlinie.
• Nehmen Sie bei Fragen ggf. frühzeitig den Kontakt zur Finanzabteilung auf.

Kommunikation

• Versenden Sie ggf. eine „Save the Date“ Benachrichtigung an die Teilnehmer*innen. Beschilderung und Wegweiser sollen anhand der Gestaltungsvorlagen erstellt werden.
• Roll-Ups/Aufsteller können mit min. vier Wochen Vorlauf über die Universitätskommunikation in der Graphik erstellt werden.

Räume und Catering

• Stehen die benötigten Räume zur Verfügung? Sind die Räume barrierefrei zu erreichen? Hier finden Sie weitere Informationen zur Buchung von Räumen.
• Fragen Sie für die gewünschte Anzahl der Gäste das Catering an und reservieren Sie ggf. Plätze in einem Lokal.
• Falls zusätzliches Mobiliar benötigt wird, können Sie dieses über den Hausdienst beschaffen.
• Denken Sie an die Schließberechtigungen für das Organisationsteam.

Referent*innen

• Gibt es einen Call for Papers und muss dieser veröffentlicht werden?
• Laden Sie die Referent*innen rechtzeitig ein und geben alle bereits vorhandenen Informationen für die Anreise und den Veranstaltungstag an.
• Muss für eine*n Referent*in ein Visum beantragt werden?
• Fragen Sie die Referent*innen, was sie an Räumen und Material benötigen.
• Klären Sie, welche Kosten für die Referent*innen übernommen werden.

Technik und Ausstattung

• Unterstützung bezüglich technischer Ausstattung wie Videokonferenz oder Mikrofone bekommen Sie über die Medientechnik des MIZ. 
• Blöcke, Mappen und Stifte sollen mit zwei Wochen Vorlauf vorbestellt werden.
• Überprüfen Sie die Moderationskoffer. 
• Erstellen Sie Namensschilder sowie Tischschilder.

Teilnehmer*innen

• Laden Sie die Gäste rechtzeitig ein und geben alle bereits vorhandenen Informationen für die Anreise und den Veranstaltungstag an.
• Sobald die Anzahl der Teilnehmer*innen bekannt ist, können Sie Hotels, Transfer sowie ein Rahmenprogramm organisieren.
• Richten Sie ggf. ein abrufbares Kontingent in den Hotels ein, so dass Gäste selbstständig aus dem Kon­tin­gent di­rekt im Ho­tel bu­chen können. Weisen Sie die Hotels darauf hin, dass die Gäste Selbst­zah­ler sind. 
• Soll Kinderbetreuung organisiert werden? Nehmen Sie Kontakt mit dem Familienservice auf.

Datenschutz und Sicherheit

• Ist geklärt, wie mit Fotos umgegangen werden darf, die im Rahmen der Veranstaltung gemacht werden?

Evaluation und Dokumentation

• Wer macht Fotos? Ist die Person über alles informiert?
• Wer protokolliert ggf. für die Nachberichterstattung?
• Ist sichergestellt, dass die Teilnehmer*innen am Ende der Veranstaltung evaluieren können?
• Wer sammelt die Evaluationsbögen ein?

Kommunikation

• Soll es eine Nachberichterstattung geben? Dann bereiten Sie eine Pressemitteilung vor

Räume und Catering

• Wissen die Caterer, wo sie anliefern sollen und wo sie parken können?

Referent*innen

• Sind die Referent*innen informiert über den Veranstaltungsort und die Abläufe?
• Halten Sie ggf. die Telefonnummer der Taxizentrale bereit, falls ein*e Referent*in Sie bittet, ein Taxi zu bestellen

Technik und Ausstattung

• Vereinbaren Sie einen Termin für die Abnahme der Technik (AVM Service)
• Wer baut auf? Wann wird aufgebaut?

Teilnehmer*innen

• Welche logistischen Informationen benötigen die Teilnehmer*innen und wer kümmert sich darum?
• Wird ein Empfang/Check In benötigt?

Evaluation und Dokumentation

• Werten Sie die Evaluationsbögen aus bzw. sorgen Sie dafür, dass die Bögen ausgewertet werden.
• Dokumentieren Sie, was gut und was nicht gut gelaufen ist und notieren Sie, was Sie beim nächsten Mal anders machen würden.
• Sorgen Sie für eine nachvollziehbare Ablage der Veranstaltungs- und Planungsunterlagungen, so dass Sie beim nächsten Mal alles wieder parat haben.

Finanzen

• Geben Sie die Abrechnungen in die Finanzabteilung

Kommunikation

• Geben Sie die Pressemitteilung raus.

Referent*innen

• Holen Sie sich auch von den Referent*innen ein Feedback ein.
• Prüfen Sie, ob alle Referent*innen ihre Rechnungen und Belege eingereicht haben.

Technik und Ausstattung

• Bringen Sie ggf. ausgeliehene Geräte zurück.

Teilnehmer*innen

• Stellen Sie den Teilnehmer*innen ggf. eine Teilnahmebescheinigung aus.