Dienstreisen beantragen

Bei der Planung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen sind nicht nur die Aspekte der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Zusätzlich sind auch die Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit zu bewerten, um zur Reduzierung von Emissionen durch Dienstreisen beizutragen. Bitte beachten Sie die Richtlinie zur Durchführung von Klimaschutzmaßnahmen bei Dienstreisen.

Die Finanzierung von Dienstreisen ist im Vorfeld zu klären und zu genehmigen. Abhängig von der Finanzierung sind gegebenenfalls neben den gesetzlichen Regelungen weitere Bestimmungen zu beachten.

Mit der Angabe der entsprechenden Kostenstelle/Auftragsnummer auf dem Dienstreiseantrag wird mit der Genehmigung der Dienstreise durch die:den Vorgesetzte:n erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragte Dienstreise zur Verfügung stehen.

Der Anspruch auf eine Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einerAusschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Die Ausschlussfrist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Nachgeforderte Belege müssen innerhalb von drei Monaten nachgereicht werden. 

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite "Dienstreisekosten abrechnen"

1. Dienstreiseantrag ausfüllen: Bitte füllen Sie den DIENSTREISEANTRAG aus, den Sie im Bereich "Formulare" auf dieser Seite finden.
2. Mögliche Gefährdungen einschätzen: Bitte informieren Sie sich auf den Seiten „Reisen“ im Bereich Arbeitsschutz, inwiefern Vorsorgemaßnahmen oder Gefährdungsbeurteilungen für Ihre Dienstreise erforderlich sind.
3. Genehmigung von der:dem Vorgesetzten einholen: Legen Sie den ausgefüllten Dienstreiseantrag sowie ggf. eine  Gefährdungsbeurteilung Ihrer:m Vorgesetzten zur Genehmigung qua Unterschrift vor.
4. Bei Dienstreisen ins Ausland:
   1. Ggf. A1-Bescheinigung übermitteln: Dienstreisende in Länder der Europäischen Union sind offiziell verpflichtet, eine sogenannte A1-Bescheinigung mit sich zu führen, mit der sie nachweisen können, dass sie trotz dienstlicher Tätigkeit im Ausland in Ihrem Heimatland sozialversichert sind. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass dieser Nachweis für Dienstreisende der Universität faktisch nicht benötigt wird bzw. bei Kontrollen auch nachträglich vorgelegt werden kann. Die Universität verzichtet daher bei Dienstreisen bis zu einer Dauer von 4 Wochen auf die Ausstellung von A1-Bescheinigungen und übernimmt die daraus resultierenden Haftungsrisiken. Bitte füllen Sie den A1 ANTRAG - AUSFÜLLHILFE für eine A1-Bescheinigung daher nur aus, wenn Ihre Dienstreise mehr als vier Wochen umfasst oder wenn Sie eine A1-Bescheinigung ausdrücklich mit sich führen möchten.
   2. Ggf. Informationen bei Sozialversicherungsträgern einholen: Bei Auslandsreisen in das Nicht-EU-Ausland erkundigen Sie sich bitte zuvor bei den Sozialversicherungsträgern ob eine Entsendung durch uns als Arbeitgeber erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, dann wenden Sie sich diesbezüglich bitte auch an ihre*n zuständige*n Personalsachbearbeiter*in.
5. Dienstreiseantrag einreichen: Bitte reichen Sie Ihren unterschriebenen und von Ihrer:m Vorgesetzten genehmigten Dienstreiseantrag sowie ggf. die A1-Antrag Ausfüllhilfe bei Ihrer zuständiger:m Personalsachbearbeiter:in ein.
6. Dienstreise antreten: Nun können Sie Ihre Dienstreise durchführen.
7. Dienstreisezeiten erfassen: Bitte informieren Sie nach Abschluss Ihrer Dienstreise die Personalabteilung über die Mailadresse zeiterfassung@leuphana.de über die Zeiten, in denen Sie Ihrem Dienstgeschäft nachgekommen sind. Die Kolleg:innen in der Personalabteilung tragen die im Rahmen der Dienstreise angefallene Arbeitszeiten in Ihrem Arbeitszeitkonto nach.
8. Dienstreise abrechnen: Informationen zur Abrechnung der Ihnen entstandenen Kosten finden Sie auf der Seite „Dienstreisekosten abrechnen“. Bitte beachten Sie: Reisekosten müssen innerhalb von 6 Monaten nach Ende der Dienstreise eingereicht sein, um erstattet werden zu können.

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Bundesreisekostengesetz

Auslandsreisekostenverordnung

Verwaltungsvorschriften zur Niedersächsischen Reisekostenverordnung (VV-NRKVO)

Die vorstehenden Informationen können eine evtl. im Einzelfall erforderliche Auskunft nicht ersetzen. Bitte wenden Sie sich bei Klärungsbedarf und Fragen an folgende Ansprechpartner*innen: