Hinweisgeberschutz

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt einerseits den Schutz von hinweisgebenden Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über Gesetzesverstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen (sog. Whistleblower*innen), sowie andererseits den Schutz von Personen, die Gegenstand einer solchen Meldung oder Offenlegung oder anderweitig von ihr betroffen sind.

Gleichzeitig soll das Ziel eines verbesserten Hinweisgeberschutzes mit den Interessen von Unternehmen und öffentlicher Verwaltung, die zum Ergreifen von Hinweisgeberschutzmaßnahmen verpflichtet werden, in Einklang gebracht werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über bestimmte Rechtsverstöße. Zu dem gesetzlichen Katalog möglicher Verstöße (§ 2 HinSchG) zählen zum Beispiel:

• Verstöße, die strafbewehrt sind (also Straftaten),
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind (also Ordnungswidrigkeiten), soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften mit Vorgaben zum Umweltschutz (Umweltrecht),
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz),
• Verstöße gegen Regelungen der öffentlichen Auftragsvergabe (Vergaberecht),
• Verstöße gegen für Körperschaften geltende steuerliche Rechtsnormen oder darauf gerichtete Vereinbarungen (Steuerrecht),
• Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen.

Das Hinweisgeberschutzgesetzt gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über bestimmte Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, und über Verstöße gegen weitere Rechtsvorschriften. (siehe § 2 HinSchG).

• „Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fallen.“ (§ 3 Abs. 2 HinSchG)
• „Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.“ (§ 3 Abs. 3 HinSchG)
• „Meldungen sind Mitteilungen von Informationen über Verstöße an interne Meldestellen oder externe Meldestellen.“ (§ 3 Abs. 4 HinSchG)
• „Offenlegung bezeichnet das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit.“ (§ 3 Abs. 5 HinSchG)

Zunächst begründet das Gesetz ein grundsätzliches Gebot der Vertraulichkeit im Umgang mit der Identität der folgenden Personen:

• der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
• der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
• der sonstigen in der Meldung genannten Personen. (siehe § 8 HinSchG)

Von diesem Gebot der Vertraulichkeit bestehen Ausnahmen (siehe § 9 HinSchG) zum Beispiel in folgenden Fällen:

• aufgrund der Meldung vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtiger Informationen über Verstöße durch die hinweisgebende Person,
• aufgrund behördlicher Anordnung in einem Straf- oder Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Darüber hinaus ist ein Verbot von Benachteiligungen (sog. Repressalien) hinweisgebender Personen enthalten. Dies gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. (siehe § 36 HinSchG)

Bei einem Verstoß gegen dieses Verbot kann ein Schadensersatzanspruch bestehen (siehe § 37 HinSchG).

• Für Beschäftigungsgeber besteht eine Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen, an die sich Beschäftigte wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle, führen das Meldeverfahren durch und ergreifen als Ergebnis dieses Verfahrens sog. Folgemaßnahmen. (siehe §§ 12-14, 16 HinSchG)
• Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. (siehe § 15 HinSchG)
• Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher (per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung) oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. (siehe § 16 HinSchG)
• Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständige Person hat Zugriff auf die eingehenden Meldungen. (siehe § 16 HinSchG)
• Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots. (siehe §§ 10, 11 HinSchG)

• Der Schutz hinweisgebender Personen setzt u.a. voraus, dass sie eine Meldung erstattet oder eine Offenlegung vorgenommen, also z.B. die interne Meldestelle in Anspruch genommen haben.
• Im Meldeverfahren besteht ein grundsätzliches Vertraulichkeitsgebot.
• Eine Ausnahme davon gilt u.a. dann, wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet werden.
• Ebenso verbietet das Gesetz das Offenlegen unrichtiger Informationen über Verstöße. Solche vorsätzlich oder grob fahrlässig falschen Meldungen oder Offenlegungen können Schadensersatzpflichten auslösen. (siehe §§ 8, 9 HinSchG)

Bei Informationen, die einem Geschäftsgeheimnis, einer vertraglichen oder gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht oder einer gesetzlichen Geheimhaltungsvorschrift unterliegen, ist eine Meldung oder Offenlegung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zulässig und die hinweisgebende Person nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ gegeben sind (siehe § 6 HinSchG):

• 1.) Die hinweisgebende Person hat hinreichenden Grund zu der Annahme, dass die Weitergabe oder die Offenlegung des Inhalts dieser Informationen notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken.

und

• 2.) Die hinweisgebende Person hat zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen.

und

• 3.) Die Informationen betreffen Verstöße, die in den persönlichen und sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person hat zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme, dass dies der Fall sei.

Die hinweisgebende Person ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ gegeben sind (siehe § 33 HinSchG):

• 1.) Sie hat eine interne oder externe Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz erstattet oder eine Offenlegung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vorgenommen.

und

• 2.) Sie hat zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen.

und

• 3.) Die Informationen betreffen Verstöße, die in den persönlichen und sachlichenAnwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person hat zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme, dass dies der Fall sei.

Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle sind zwei Beschäftigte der Leuphana gleichermaßen betraut:

 

Beide Beschäftigte vertreten sich in diesen Aufgaben gegenseitig, um eine durchgehende Erreichbarkeit der internen Meldestelle für hinweisgebende Personen zu gewährleisten.

(1) Einreichung Ihrer Meldung
Für die Abgabe von Meldungen steht eine interne Meldestelle zur Verfügung. Meldungen können namentlich oder anonym sowie mündlich oder in Textform eingereicht werden. Es stehen vier Meldekanäle zur Wahl:

• Meldungen sind per Post bzw. über das jeweilige Postfach von Stephanie Verbeet oder Juri Gauthier möglich. Da auch andere Personen Zugriff auf das jeweilige Postfach haben, übermitteln Sie Ihre Meldung bitte in einem verschlossenen und mit dem Hinweis „vertraulich“ oder „persönlich“ gekennzeichneten Umschlag. Damit wird die Vertraulichkeit Ihrer Meldung gewährleistet.
• Zudem können Meldungen per E-Mail an die Adresse meldestelle@leuphana.de eingereicht werden. Auf diese Adresse greifen Stephanie Verbeet und Juri Gauthier gleichermaßen zu, um auch im Vertretungsfall eine durchgehende Erreichbarkeit der internen Meldestelle für hinweisgebende Personen zu gewährleisten. Wenn Sie nur eine der beiden Personen kontaktieren möchten, können Sie die persönliche dienstliche E-Mail-Adresse von Stephanie Verbeet oder Juri Gauthier verwenden.
  Bitte beachten Sie, dass bei einer Meldung von Ihrer persönlichen dienstlichen E-Mail-Adresse oder von einer privaten E-Mail-Adresse, aus der Ihr Name kenntlich wird, eine anonyme Meldung nicht möglich ist. Daher empfehlen wir Ihnen, wenn Sie eine anonyme Meldung sicherstellen möchten, sich mit einer anonymisierten E-Mail-Adresse eines externen Web-Mail-Anbieters an die Meldestelle zu wenden. Bitte achten Sie zudem darauf, Metadaten in mitgesendeten Dokumenten ebenfalls zu anonymisieren.
• Daneben sind Meldungen in mündlicher Form (per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung) möglich. Hierfür stehen Stephanie Verbeet (04131.677-1801) und Juri Gauthier (04131.677-1069) telefonisch zur Verfügung.
• Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist ebenso eine persönliche Zusammenkunft für die Abgabe von Meldungen möglich.
• Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung (z.B. als Videokonferenz) erfolgen.
• (2) Bestätigung des Eingangs der Meldung durch die interne Meldestelle
  Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen.
• (3) Prüfung
  Die interne Meldestelle prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und ersucht die hinweisgebende Person ggf. um weitere Informationen.
• (4) Ergreifung von Folgemaßnahmen
  Die interne Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen. „Folgemaßnahmen sind die von einer Meldestelle ergriffenen Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung, zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß oder zum Abschluss des Verfahrens.“ (siehe § 3 Abs. 7 HinSchG) Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere
• interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
• die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
• das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder b) eine zuständige Behörde. (siehe § 18 HinSchG)
• (5) Rückmeldung an hinweisgebende Person
  Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung zu geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie zu deren Gründen. (Hinweis: Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.)

Sie haben ein Wahlrecht, ob Sie sich an die interne Meldestelle an der Leuphana oder an eine externe Meldestelle wenden. In den Fällen, in denen intern wirksam gegen einen Rechtsverstoß vorgegangen werden kann und Sie keine Repressalien befürchten, sollten Sie die Meldung an die interne Meldestelle an der Leuphana bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. (siehe § 7 HinSchG)

Die externe Meldestelle des Bundes (§ 19 HinSchG) wurde beim Bundesamt für Justiz errichtet.

Interne Meldestelle an der Leuphana: