Urlaub und Arbeitsbefreiung

Alle Tarifbeschäftigten (einschließlich Auszubildende) der Leuphana Universität Lüneburg – sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte – haben gem. § 26 TV-L grundsätzlich Anspruch auf 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr. Nach § 26 TV-L muss der Urlaub im jeweils laufenden Kalenderjahr gewährt werden. Urlaubstage aus dem Vorjahr, die nicht bis spätestens 30. September angetreten worden sind, verfallen.

Der volle Urlaubsanspruch wird gem. § 4 BUrlG – auch unabhängig von einer im Arbeitsvertrag evtl. kürzer vereinbarten Probezeit – erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben. Bitte beachten Sie, dass Sie erworbene Urlaubsansprüche rechtzeitig vor Beendigung des bestehenden Arbeits- oder Dienstverhältnisses – nach Möglichkeit kontinuierlich – geltend machen. Es soll so auch die Ansammlung von hohen Urlaubsansprüchen zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses vermieden werden. Bei Nichtbeantragung ihres Erholungsurlaubs verfällt dieser. Eine Abgeltung ist nicht vorgesehen.

Mutterschutz und Elternzeit: Beschäftigte der Leuphana, die ihren Erholungsurlaub vor Beginn des Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz bzw. vor Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten haben, können den Resturlaub nach Ablauf der Mutterschutz- bzw. Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen. Über die Höhe und Verfallfrist des Urlaubsanspruchs werden Sie von der Abteilung Personal und Recht schriftlich informiert

Urlaub von wissenschaftlichen und künstlerischen Beschäftigten während der Vorlesungszeit: Bei der Inanspruchnahme des Erholungsurlaubs haben wissenschaftliche und künstlerische Beschäftigte die Bindung ihrer Lehrverpflichtungen an bestimmte Zeiten zu berücksichtigen. Hintergrund ist, dass eine ausnahmslose Festlegung der Urlaubszeiten auf die vorlesungsfreien Zeiten nicht praxisgerecht wäre, weil zu viele Angehörige des wissenschaftlichen und künstlerischen Personals gleichzeitig abwesend wären, um die Wahrnehmung der in der vorlesungsfreien Zeit anfallenden Dienstaufgaben (z.B. Forschung, Prüfungen, Lehraufgaben, Exkursionen, Aus- und Weiterbildung) zu gewährleisten). Die Inanspruchnahme von Erholungsurlaub ist daher grundsätzlich auch während der Vorlesungszeit möglich, wenn die bestehende Lehrverpflichtung hiervon nicht tangiert ist und ordnungsgemäß erfüllt wird.

Tarifbeschäftigte der Leuphana haben erstmals 6 Monate nach Beginn ihres Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Bildungsurlaub. Der Anspruch umfasst 5 Arbeitstage innerhalb des laufenden Kalenderjahres. Sie können Ihren Bildungsurlaub jedoch nur für Veranstaltungen beanspruchen, die nach dem Niedersächsischen Bildungsurlaubsgesetz anerkannt sind. Bitte fügen Sie Ihrem Antrag eine entsprechende Bescheinigung bei.

Beschäftigte der Leuphana können unter bestimmten Umständen eine Arbeitsbefreiung aus persönlichen Gründen unter Fortzahlung Ihres Entgeltes bzw. Ihrer Besoldung beantragen, sofern sie nicht ohnehin schon freigestellt sind (z.B. durch Erholungsurlaub oder eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit). Nachfolgend sind beispielhaft Anlässe für eine Arbeitsbefreiung aus persönlichen Gründen aufgeführt:

• Niederkunft der Ehefrau bzw. der Lebenspartnerin im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetz (bei Beamten auch bei der Niederkunft einer nichtangetrauten Lebenspartnerin): 1 Arbeitstag.
• Tod der Ehegattin bzw. des Ehegatten, Tod der Lebenspartnerin bzw. des Lebenspartners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes, Tod eines Kindes oder eines Elternteils (bei Beamten auch beim Tod einer nichtangetrauten Lebenspartnerin bzw. eines nicht-angetrauten Lebenspartners): 2 Arbeitstage (grundsätzlich zeitnahe Beantragung, d. h. bis ca. 1 Woche nach dem Ereignis. Die beiden Tage müssen nicht zusammenhängend genommen werden).
• Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund an einen anderen Ort (nicht bei Umzügen aus privaten Gründen): 1 Arbeitstag.
• 25- und 40-jähriges Dienstjubiläum bei zeitnaher Beantragung, d. h. bis ca. 1 Woche nach dem Ereignis: 1 Arbeitstag.
• Schwere Erkrankungen, z. B. eines Angehörigen, eines Kindes, einer Betreuungsperson: Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Abteilung Personal (Kontaktpersonen siehe unten).
• Pflege naher Angehöriger, z.B. von Eltern, Kindern, Lebenspartnern oder Betreuungspersonen: Die Leuphana hat eine Dienstvereinbarung zur Vereinbarkeit von Beruf und Pflegeverantwortung getroffen, die Sie unter Grundsätzliches – Dienstvereinbarungen im Intranet finden. Hier finden Sie zudem nähere Informationen zur Beurlaubung aufgrund des Pflegegesetzes und des Familienpflegegesetzes

Bitte wenden Sie sich zur Klärung der Voraussetzungen bei weiteren Anlässen an die Abteilung Personal.

1. Vertretung klären: Klären Sie ggf., wer Sie während Ihres Urlaubs vertreten kann.
2. Zustimmung einholen: Stimmen Sie Ihren geplanten Urlaub mit Ihrer*m Vorgesetzten ab. Die Vorgesetzten entscheiden über die Form der Abstimmung (z.B. mündlich, per Mail oder mit einem Urlaubsantragsformular). Die Vorgesetzten haben darauf zu achten, dass die genehmigten Urlaubszeiträume eingehalten werden. Abweichungen sind der Abteilung Personal mitzuteilen (urlaub@leuphana.de).
   Stehen den Urlaubswünschen der Arbeitnehmer*innen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer*innen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegen, können Vorgesetzte den Urlaubsantrag ablehnen. Dies erfolgt schriftlich. Bei einem abgelehnte Urlaubsantrag können die Arbeitnehmer*innen formlos die Mitbestimmung des Personalrates per Mail an urlaub@leuphana.de​​​​​​​ beantragen.
3. Urlaubstage im Zeiterfassungssystem anlegen: Tragen Sie die mit Ihrer:m Vorgesetzten abgestimmten Urlaubstage im SAP Zeiterfassungssystem unter „Urlaub anlegen“ ein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Handbuch SAP Zeiterfassung. Ihr:e Vorgesetzte:r erhält eine Information per Mail über die von Ihnen eingetragenen Urlaubstage.
4. Urlaub antreten: Eine gesonderte Genehmigung durch die Personalabteilung ist nicht erforderlich. Sie können Ihren Urlaub direkt antreten.

Sollten sich Ihre Urlaubspläne geändert haben und möchten Sie bereits im Zeiterfassungssystem eingetragene und/oder erfasste Urlaubstage wieder löschen wollen, können Sie eine Stornierung direkt über das Zeiterfassungssystem vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Handbuch SAP Zeiterfassung.

Sollten Sie während Ihres Urlaubs erkranken, können Sie eine Stornierung von bereits genehmigten Urlaubstagen beantragen. Voraussetzung ist im Fall der Erkrankung ein ärztliches Attest ab dem erstem Tag der Erkrankung. Bitte füllen Sie in diesen Fällen das Formular „Krank- und Gesundmeldung“ (siehe Seite „Krankheit“) aus und schicken es der Abteilung Personal. Auch die Stornierung von Urlaubstagen benötigt immer eine Zustimmung Ihrer*s Vorgesetzten.

Nur der allgemeine Erholungsurlaub wird im System angelegt. Jeder andere Urlaub wird als Sonderurlaub betrachtet (z.B. Bildungsurlaub) und wird weiterhin durch die Kolleg*innen in der Personalabteilung bearbeitet und angelegt.

1. Antrag Sonderurlaub ausfüllen: Füllen Sie den ANTRAG SONDERURLAUB aus. Unterschreiben sie den Antrag handschriftlich oder digital (Unterschrift mit DFN-Zertifikat).
2. Vertretung klären: Klären Sie ggf. Ihre Vertretung und lassen Sie Ihre*n Vertreter*in ebenfalls auf dem Antrag unterschreiben.
3. Zustimmung einholen: Stimmen Sie Ihren Urlaubsantrag mit Ihrer*m Vorgesetzten ab und lassen diesen von ihr*ihm unterschreiben. Die Vorgesetzten haben darauf zu achten, dass die genehmigten Urlaubszeiträume eingehalten werden. Abweichungen sind der Abteilung Personal mitzuteilen (urlaub@leuphana.de).
4. Antrag übermitteln: Übermitteln Sie Ihren Antrag der Abteilung Personal an urlaub@leuphana.de grundsätzlich spätestens 14 Tage vor Antritt des Urlaubs oder der Dienst-/Arbeitsbefreiung. Bildungsurlaub ist in der Regel mindestens 4 Wochen vorher mit dem Nachweis zu beantragen, dass die Fortbildungsveranstaltung nach dem Niedersächsischen Bildungsurlaubsgesetz (NBildUG) anerkannt ist. Nach Abschluss des Bildungsurlaubs ist eine Teilnahmebescheinigung einzureichen.
5. Genehmigung abwarten: Die für Personal zuständige Abteilung prüft Ihren Antrag auf mögliche vertragliche Änderungen und Ihren Anspruch auf Sonderurlaub und teilt Ihnen mit, ob Ihr Antrag auf Sonderurlaub genehmigt wurde.
6. Sonderurlaub antreten: Beachten Sie, dass Sonderurlaub nur nach vorheriger Genehmigung der Abteilung Personal angetreten werden darf.

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Die vorstehenden Informationen können eine evtl. im Einzelfall erforderliche Auskunft nicht ersetzen. Bitte wenden Sie sich bei Klärungsbedarf und Fragen an die folgenden Kolleginnen in der Abteilung Personal: