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Idee #2: Digitales Reisemanagement - Kreislauf von Antrag, Planung und Abrechnung digitalisieren

16.04.2018 Diese Idee befindet sich in Umsetzung.

Was soll verbessert werden? Wo liegen aktuell die Schwierigkeiten und Herausforderungen?

Bislang erfolgt der Kreislauf aus Beantragung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen als weitestgehend analoger Kreislauf. Beispielsweise müssen ausgefüllte PDF-Vorlagen (Antrag, Abrechnung, etc.) ausgedruckt werden und Unterschriften analog eingeholt werden. Durch die Digitalisierung dieser Vorgänge (beispielsweise über SAP) kann der Workflow effizienter, ressourcensparender und damit im Sinne des Leuphana-Leitgedankens nachhaltiger gestaltet werden. Verwaltung am Puls der Zeit!

Welche Vorteile hat meine Idee? (Qualität, Ressourcen, Arbeitszufriedenheit,...)

• Integration aller Bereiche von Dienstreisen: Antrag, Planung, Abrechnung
• Integration aller Beteiligten: Antragsteller_in, Vorgesetzte, weitere Funktionsbereiche (z.B. Personal- und Finanzabteilung)
• Gesetzliche Vorgaben können direkt im System abgebildet werden und in das Verfahren automatisiert integriert werden
• Zeit- und ortsunabhängige bzw. individuelle Bearbeitung bei gleichzeitiger Übersicht und gleichzeitig möglichem Zugriff durch alle Beteiligten (Workflow)

ERGEBNIS

Aktuell wird das Zeitmanagement der Leuphana auf ein neues System umgestellt. Das neue System bietet grundsätzlich auch Möglichkeiten, den Workflow für Dienstreiseanträge und Urlaubsanträge abzubilden. Im Rahmen der geplanten Digitalisierung der Verwaltung werden aber auch andere Formular- und Workflowsysteme getestet werden.  Erst danach kann entschieden werden, für welches System die Universität sich entscheiden wird.