Neues Zeiterfassungssystem und neue Regelungen zur Arbeitszeit für Beschäftigte in Technik und Verwaltung

Liebe Kolleg*innen,

bereits im Oktober hatten wir darüber informiert, dass die Leuphana Universität Lüneburg zum 1. Januar 2024 ein neues Zeiterfassungssystem einführen wird. Das neue System wird von einer neuen Dienstvereinbarung mit weiterentwickelten Regelungen zur Arbeitszeit für Beschäftigte in Technik und Verwaltung begleitet, auf die sich Präsidium und Personalrat verständigt haben und die ebenfalls zum 1. Januar 2024 in Kraft treten wird. Die neue Dienstvereinbarung und das neue Zeiterfassungssystem werden einfachere und klarere Prozesse hinsichtlich der Anrechnung und Buchung von Arbeitszeiten und Urlaubszeiten möglich machen.

Wir möchten alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung im Folgenden ausführlich über die neuen Regelungen und Prozesse informieren und laden Sie ein, das neue System im Rahmen von Informationsveranstaltungen am 14. Dezember oder am 19. Dezember kennenzulernen (weitere Informationen siehe unten). Alle Vorgesetzten und alle Beschäftigten im wissenschaftlichen Bereich erhalten darüber hinaus separate Informationen über die für sie geltenden Veränderungen.

1. NEUE ZEITERFASSUNG AB 1. JANUAR 2024
   Das neue Zeiterfassungssystem von SAP löst das aktuelle System Adicom ab, welches das Ende seiner Nutzungsmöglichkeiten erreicht hat. Alle Beschäftigten, die an der Zeiterfassung teilnehmen, buchen ihre Arbeitszeit ab dem 1. Januar 2024 ausschließlich über das neue System. Adicom wird nur noch bis zum 31. Dezember 2023 für die Beschäftigten verfügbar sein.
    
2. ARBEITSZEITEN WERDEN KÜNFTIG NUR NOCH ONLINE ERFASST
   Arbeitszeiten werden künftig ausschließlich online über einen Web-Client erfasst. Sie erreichen das Zeiterfassungssystem über eine URL, die Sie vor dem 1. Januar 2024 per Mail zugeschickt bekommen. Für die Anmeldung nutzen Sie einfach Ihren Leuphana-Account, einen separaten SAP-Account benötigen Sie nicht. Die Terminals zur Arbeitszeiterfassung in den Gebäuden können ab dem 1. Januar 2024 nicht mehr genutzt werden. Um die Zeit, die Sie benötigen, bis Sie Ihren Rechner hochgefahren und die Zeiterfassung gestartet haben, bereits als Arbeitszeit zu erfassen, werden Ihnen für Arbeitszeitbuchungen auf dem Campus täglich 5 Minuten gutgeschrieben.
    
3. EIGENVERANTWORTLICHE ERFASSUNG VON ARBEITSZEITEN
   Beginn und Ende Ihrer Arbeitszeiten sowohl im Büro auf dem Campus als auch bei mobiler Arbeit oder Telearbeit, Beginn und Ende von täglichen Pausenzeiten von mehr als insgesamt 30 Minuten (bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden) bzw. mehr als insgesamt 45 Minuten (bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden) sowie Beginn und Ende von Dienstgängen innerhalb Lüneburgs werden eigenverantwortlich im System erfasst. Sie haben künftig darüber hinaus die Möglichkeit, auch Arbeitszeitkorrekturen oder Arbeitszeitnacherfassungen eigenverantwortlich vorzunehmen, sofern das Ende der betreffenden Arbeitszeit weniger als 72 Stunden zurückliegt. Lediglich ganztägige Abwesenheiten (mit Ausnahme von Urlaubstagen) oder Arbeitszeitkorrekturen bzw. -nacherfassungen, die mehr als 72 Stunden zurückliegen, müssen künftig noch von der Personalabteilung erfasst werden.
    
4. IST-ARBEITSTAGE BLEIBEN UNVERÄNDERT; SOLL-ARBEITSZEITEN WERDEN FÜR ALLE BESCHÄFTIGTEN RECHNERISCH AUF FÜNF ARBEITSTAGE VERTEILT
   Unabhängig davon, an wie vielen Tagen in der Woche Sie tatsächlich arbeiten, wird Ihre regelmäßige wöchentliche Soll-Arbeitszeit im neuen Zeiterfassungssystem künftig für alle Beschäftigten, also auch für Teilzeitbeschäftigte, rechnerisch gleichmäßig auf die Tage Montag bis Freitag einer Arbeitswoche verteilt. Ihre tatsächlichen Arbeitstage können Sie dabei selbstverständlich auch weiterhin in Absprache mit Ihren Vorgesetzten individuell festlegen. Ihr Arbeitszeitkonto wird im neuen System für jeden Tag von Montag bis Freitag mit einem Fünftel Ihrer durchschnittlichen wöchentlichen Soll-Arbeitszeit belastet und im Gegenzug an Ihren Arbeitstagen um Ihre tatsächlichen Arbeitszeiten entlastet.
    
5. 30 URLAUBSTAGE FÜR ALLE TARIF-BESCHÄFTIGTEN
   Künftig müssen Teilzeitbeschäftigte gegenüber der Personalabteilung nicht länger angeben, an wie vielen Tagen in der Woche Sie arbeiten, um daraus Ihren Urlaubsanspruch berechnen zu können. Stattdessen werden alle Beschäftigten der Leuphana – unabhängig ob in Teilzeit oder Vollzeit tätig – ab 2024 über einen regulären Urlaubsanspruch von 30 Tagen verfügen. Für jeden Urlaubstag wird Ihr Arbeitszeitkonto dann nicht mit der durchschnittlichen täglichen Soll-Arbeitszeit belastet. Wenn Beschäftigte also beispielsweise eine Woche Urlaub nehmen wollen, nehmen Sie künftig fünf Urlaubstage für die volle Woche, unabhängig davon, an welchen dieser Tage Sie tatsächlich arbeiten würden. Sonderurlaubsansprüche und Einzelfälle (z.B. bei Elternzeiten oder Langzeiterkrankungen) werden selbstverständlich auch weiterhin gesondert berechnet.
    
6. SELBSTÄNDIGE EINTRAGUNG VON URLAUBSTAGEN
   Auch Urlaubstage werden künftig von allen Beschäftigten der Universität selbstständig im Zeiterfassungssystem eingetragen. Das Zeiterfassungssystem berechnet ihren Resturlaubsanspruch im Anschluss automatisch. Eine Information und Genehmigung des Urlaubs durch die Personalabteilung wird nicht länger erforderlich sein; notwendig ist lediglich eine Rücksprache und Genehmigung mit bzw. durch Ihre Vorgesetzten. Die Vorgesetzten legen fest, in welcher Form sie diese Rücksprache und Genehmigung vornehmen wollen. Sie können dafür als Arbeitshilfe weiterhin ein Urlaubsformular nutzen, das im Intranet zur Verfügung stehen wird, müssen das aber nicht.
    
7. KRANKMELDUNGEN AN ALLEN WOCHENTAGEN
   Da Ihr Arbeitszeitkonto künftig unabhängig von Ihren tatsächlichen Arbeitstagen für jeden Wochentag rechnerisch mit einem Fünftel Ihrer durchschnittlichen wöchentlichen Soll-Arbeitszeit belastet wird, ist es notwendig, dass Sie sich bei Krankheit nicht nur an Ihren tatsächlichen Arbeitstagen, sondern an allen Wochentagen krankmelden, an denen Sie krank sind.
    
8. TEAMKALENDER
   Das neue Zeiterfassungssystem wird auch einen Teamkalender enthalten, in dem Sie die tagesaktuellen An- und Abwesenheiten der Kolleg*innen in Ihren Teams sowohl im Büro als auch im Homeoffice einsehen können – ähnlich wie das aktuell auch in Adicom möglich ist. Sie haben zudem schon einen Ausblick auf geplante und gebuchte Abwesenheiten der Kolleg*innen in Ihren Teams.
    
9. UMSTELLUNG AUF DAS NEUE SYSTEM ZUM 1. JANUAR 2024
   Im Januar 2024 werden die aktuellen Arbeitszeitkontostände von Adicom ins neue Zeiterfassungssystem übertragen. Diese Übertragung kann erst nach Abschluss des laufenden Jahres 2023 erfolgen. Darüber hinaus werden die aus 2023 verbleibenden Urlaubsansprüche der Tarifbeschäftigten in Teilzeit umgerechnet auf einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen in 2024. Bitte stellen Sie sich darauf ein, dass zu Beginn des neuen Jahres Ihr aktueller Arbeitszeitkontostand sowie der Resturlaubsanspruch aus 2023 noch nicht im neuen Zeiterfassungssystem angezeigt werden. Wir bitten um etwas Geduld beim Einpflegen der Alt-Daten.
    
10. INFORMATIONSVERANSTALTUNGEN AM 14. UND 19. DEZEMBER 2023
    Wir möchten Sie herzlich zu einer von zwei möglichen Informationsveranstaltungen einladen. Sie werden Gelegenheit haben, das neue Zeiterfassungssystem kennenzulernen, und die Kolleginnen aus der Personalabteilung und der Organisationsentwicklung nehmen sich Zeit für Ihre Fragen:
    
    Donnerstag, 14. Dezember 2023, 11:00-12:00
    Dienstag, 19. Dezember 2023, 12:00-13:00
    
    Bitte nutzen Sie die folgenden ZOOM-Einwahldaten, um an einer der beiden Veranstaltungen teilzunehmen (die Größe des Raumes ist auf 500 Personen begrenzt - bitte weichen Sie ggf. auf den zweiten Termin aus, falls eine Teilnahme am 14. Dezember nicht möglich ist):
    
    Meeting-ID: 992 3577 5350
    Kenncode: 279683

Möglicherweise haben Sie bereits heute schon die eine oder andere Frage. Die Personalabteilung ist derzeit allerdings sehr eingespannt in die Vorbereitungen, um auf das neue Zeiterfassungssystem umzustellen. Wir bitten Sie daher heute noch um Ihre Geduld und freuen uns darauf, Ihre Fragen in den Informationsveranstaltungen am 14. bzw. am 19. Dezember zu beantworten. Wir werden darüber hinaus in den kommenden Tagen ein umfassendes Handbuch im Intranet zur Verfügung stellen und insbesondere in den ersten Tagen des neuen Jahres tägliche Telefonsprechstunden einrichten, um Sie bei der Gewöhnung an das neue System bestmöglich zu unterstützen. Die detaillierten Informationen zu den neuen Arbeitszeitregelungen finden Sie bis dahin auch bereits in der neuen Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit unter https://www.leuphana.de/intranet/arbeitsgrundlagen/dienstvereinbarungen.html.

Die neuen Regelungen zur Arbeitszeit und zur Zeiterfassung sind von Vertrauen geprägt. Für Ihre Bereitschaft, sich entsprechend zu informieren und die neuen Regelungen ab dem 1. Januar in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren, danken wir Ihnen sehr herzlich. Wir hoffen, dass Sie die neuen Regelungen nach einer Zeit der Eingewöhnung als deutlich einfacher, klarer und leichter erleben.

Mit herzlichen Grüßen

Christian Brei
Hauptberuflicher Vizepräsident

Stephanie Verbeet
Leiterin Personal und Recht