Umfrageergebnisse Forum DMS

Im Rahmen der ersten hochschulübergreifenden Informationsveranstaltung Forum DMS-Projekt am 10.03.2021 wurde eine kurze Umfrage unter den Teilnehmer*innen der Veranstaltung durchgeführt, um zu erfahren, wie Sie künftig über den weiteren Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden möchten und welche Erwartungen Sie an das Projekt haben. Wir bedanken uns bei allen Teilnehmer*innen der Befragung für Ihre Rückmeldungen.

Die meisten von Ihnen wünschen sich offene Informationsveranstaltungen wie das durchgeführte Forum DMS – diese gerne auch weiterhin in digitaler Form. Das Verwaltungsnetzwerk wurde am zweithäufigsten als Ort für einen kurzen Projektbericht angegeben. Auch Informationen per Mail sind gewünscht.

Allen drei Vorschlägen kommen wir auch in Zukunft gerne weiterhin nach. Wir werden voraussichtlich am 24. Juni 2021 erneut eine hochschulübergreifende Informationsveranstaltung durchführen. Da sich das Projekt vorerst vor allem auf die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen konzentriert, stellt das Verwaltungsnetzwerk eine sinnvolle Ergänzung zur hochschulübergreifenden Veranstaltung dar, um dort regelmäßig ein kurzes Status-Update zu präsentieren. Auch per Mail werden wir künftig über die Leuphana Facetten regelmäßig über Neuigkeiten im Projekt informieren. In der Zwischenzeit nutzen Sie gerne die Projektseite im Intranet, um sich über den aktuellen Status im Projekt zu informieren: https://www.leuphana.de/intranet/verwaltung/verwaltungs-und-organisationsentwicklung/einfuehrung-dokumentenmanagementsystem.html

Die Antworten auf diese Frage waren vielfältig. In erster Linie und am häufigsten wurden allgemein Erwartungen an künftige Arbeitsweisen und unsere interne Vorgangsbearbeitung formuliert. „Schlankere Prozesse“, „Standardisierung“, „Reduzierung unnötiger Papiermengen“, „schnellere Entscheidungen“ und „Verfügbarkeit von Informationen“ und „Arbeitszeitersparnis“ waren die am häufigsten genannten Punkte. Zweitens wurden konkrete Anwendungsbereiche genannt wie beispielsweise die „digitale Unterschrift“, der „Online-Urlaubsantrag“ oder „verkürzte Vorlaufzeiten von SHK-Einstellungen“.   

Alle von Ihnen formulierten Erwartungen hinsichtlich unserer Arbeitsweisen sind grundsätzlich mit dem DMS-Projekt auch angestrebt. Nicht in allen von Ihnen angesprochenen Anwendungsbereichen wird das DMS zum Einsatz kommen. Für die Digitalisierung der Personal- und Finanzprozesse wird SAP das führende System bleiben und wir erwarten in diesen Bereichen Standardisierung, Vereinfachung und Beschleunigung von Verfahren durch die Erweiterungen, die in den nächsten Jahren im Rahmen des niedersächsischen Referenzmodells anstehen. Das DMS wird überall dort wirksam, wo es um die Ablage und Bereitstellung von Dokumenten geht und jene Anwendungsbereiche erfassen, die mit SAP nicht abgedeckt sind bzw. diese ergänzen.

Darüber hinaus zeigt sich auch in den Antworten auf die zweite Frage, dass Transparenz und die Einbindung aller Beschäftigten wichtige Anforderungen an das Projekt sind. Dabei kann sich Transparenz sowohl auf die Prozesse beziehen als auch auf die Kommunikation im Projekt. In Bezug auf letzteres werden wir die in Frage 1 identifizierten Informationsformate heranziehen, um das Projekt für alle Betroffenen und Interessierten transparent und nachvollziehbar zu gestalten.  

Die vollständigen Ergebnisse der Befragung können Sie in ihrem Original auf der Internetseite https://fbr.io/join/oydho einsehen.

Eine Sorge wurde formuliert, die wir abschließend zitieren: „Gerne Arbeitserleichterungen durch Digitalisierung, aber bitte stets im Blick behalten, dass sich der Effekt nicht versehentlich umkehrt und wir zum "Sklaven" selbst erfundener Prozesse werden“. Im Zuge der Einführung von Systemen werden wir ganz generell unsere Prozesse mit Blick auf ihr Digitalisierungspotential analysieren und prüfen, mit welchen Mitteln diese zeitsparender und übersichtlicher gestaltet werden können. Nicht überall wird eine Digitalisierung der Prozesse bzw. die Einführung eines digitalen Fachverfahrens Sinn machen. Wir freuen uns gerade in diesem Punkt weiter mit Ihnen im Austausch zu sein, Ihre Sichtwiesen einzubeziehen und Prozesse auch analog besser zu machen.

Wenden Sie sich also auch weiterhin jederzeit gerne an uns mit Ihren Fragen und Anregungen!