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Idee #26: Belegungsplan für freistehende Büros

24.02.2021 Diese Idee wurde abgelehnt.

Was soll verbessert werden? Wo liegen aktuell die Schwierigkeiten und Herausforderungen?

Einige Kolleg*innen arbeiten im Homeoffice, gleichzeitig werden andere wieder verstärkt auf dem Campus arbeiten und die Büros dürfen nicht voll besetzt sein. Für einzelne freistehende Büros werden auf Fluren schon (analoge) Belegungspläne geführt, das ist aber Zusatzaufgabe für Kolleg*innen, die vor Ort sind. Es ist für die Planung vom Homeoffice aus ohnehin sinnvoller, wenn die Nutzbarkeit online einsehbar bzw. die Belegung online durchgeführt werden kann. Gibt es hierfür ein Tool?

Ergebnis

Nach Prüfung mit dem verantwortlichen Fachbereich, wird von einer Umsetzung der Idee abgeraten. Zur Begründung wird erläutert, dass die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen Corona bedingt nur unter besonderen, hygienischen Maßnahmen zulässig ist und grundsätzlich zu vermeiden sei.

Es wird kein Bedarf für ein Online-Tool gesehen, um die individuelle Belegungsplanung für Büroräume zu ermöglichen, da grundsätzlich  allen Mitarbeiter*innen ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dort wo Corona bedingt nicht alle Arbeitsplätze/ Raum gemeinsam genutzt werden können, kann eine persönliche Anwesenheit Tageweise/Stundenweise zwischen den Nutzer*innen abgestimmt werden. In den anderen Zeiten besteht die Möglichkeit für Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten. Dies gilt solange wie diese Räume noch nicht wieder für eine Nutzung in voller Belegungsstärke frei gegeben sind.

​In den wenigen Fällen, in denen die Nutzung eines leer stehenden Büros erforderlich sein sollte, kann man sich an das Gebäudemanagement wenden. Das hat den Vorteil, dass die Kolleg*innen von der Nutzung Kenntnis haben und eine Reinigung veranlassen können, wenn es zu einem Wechsel kommt. Da dies jedoch aus Kostengründen nicht täglich/ mehrfach täglich passieren kann, soll eine gemeinsame Büronutzung die absolute Ausnahme bleiben.